如何改善冗長的每日例行會議?改良版的站立會議,讓開會有效又快速!

如何改善冗長的每日例行會議?改良版的站立會議,讓開會有效又快速!

文/ 侯智薰

前言

閱讀時間:150-200 秒

那些有說跟沒有說的會議技巧?

過去看了網路上很多「會議技巧」的文章,但發現真正能運用上的沒幾篇,大多數都會跟你講:

「防止主席先發表意見,以免大家不敢講只會點頭。」
「不要找不適合的人來開會。」
「避免會議時間冗長。」

如果你看完這三項的反應是,點點頭認同。那我真的會晃晃頭喊著:「天啊,這些不是廢話嗎?」*廢話不是指「本來就這樣」,而是「沒有前提條件下」,這些根本不能成立。

 

第一,其實是公司沒給員工足夠安全感發言,問題不是誰先發言;

第二,那是會議目標沒訂清楚,所以不知道該找誰,那開幹嘛;

第三,端看「會議類型」。

其實這就跟「簡報上的文字就要少」一樣荒謬,或者「簡報就是要說故事」一樣扯蛋。有些簡報上的字就是不能少,例如法規、專利、重要資訊;有些簡報要再短時間內呈現重點,說故事是一種情況,而非一個定律。

 

回到「會議」,大致上分成三種:

  1. 發想點子的規劃型會議
  2. 進行決策的評估型會議
  3. 頻繁例行的匯報型會議

前兩種的會議時間一定會長,但第三種「匯報型」會議,因為是最為頻繁的會議,如果沒有好的方法,很容易成為公司團隊中最消耗精力,最浪費時間的例行公事。

因此,這次來跟大家聊聊我們公司的「十五分鐘匯報型會議」的進行方式。

 

情境故事:我的匯報會議如何 15 分鐘內結束?

還記得有一次再跟朋友聚餐,大家聊的正起勁時,我的手錶突然震動起來,提醒我現在 20:50 了。恩,是個每日會議的時間了。

 

「抱歉,我們公司要開個每日匯報會議,晚點回來!」

——我跟朋友們說聲,然後走到一旁拿著手機帶起耳機

 

先打開手機,用 Airtable 查看今天公司同事的任務執行狀況,對於大家撰寫的任務,補上自己的看法或建議。

21:00 群組語音撥來

每個人針對今天自己執行的任務,用簡短的方式陳述,「與他人相關的事情」,並回應其他人的文字留言(也與他人相關)。

一輪結束後,老闆會依序問大家是否有任何要補充或者臨時動議?若沒有今天的匯報會議就此結束,想留下來聊天的可以留著,其他人則去修改自己的任務紀錄,讓後續方便追蹤,每日的匯報會議就此結束,會議時間大約是 10 — 15分鐘。

 

「哦嗨!我結束了」
「天阿,你們公司的開會也開太快,是怎麼開的!」
 — — 結果朋友們反而對我們公司的會議好奇起來了。

 

改良版的站立會議(Stand-Up Meeting)

每日站立會議是指每天早上舉行的短期會議。該活動起源於 1990 年代興起的敏捷開發(Agile Development)。站立會議一般用時五到十五分鐘,有時候也稱為站立的早晨點名或每日例會。

在會議上,每個團隊成員需要回答三個問題:今天你完成了那些工作?明天你打算做什麼?你的任務有遇到什麼困難嗎?

密蘇里大學商學院的研究指出,坐著開會雖然舒適,但也可能讓與會者忽略時間的流逝、拖慢會議效率,平均比站著開會多用上 34% 的時間;而且,坐著開會所得到的決策品質,和站著開會相差無幾。

搭配 Airtable 作為會議記錄

會議之前,我們會用文字描述今天自己做了哪些事情,記錄在 Airtable 上(一個極其智慧的試算表):

如果說 Google Sheet 是試算表中的 Nokia,Airtable 就是試算表中的 iPhone。

 

Q:「為什麼要有文字紀錄?」

第一是練習寫出任務,用簡短的方式陳述,並讓其他成員能在會議前「先行閱讀」,才不會會議當下第一次聽到,還來不及反應與思考,只能猛點頭,後來發現不對又要重開會議?(瘋了不成,時間很寶貴的。)

另外,會議當下講的都是要「與他人有關」的事,這才是「會議」的本質,其他與他人無關的任務,請大家自行閱讀即可。(如果其他同仁在你的任務卡內有回應,就表示這任務「與他人有關」,那麼你在會議時就能回應一下)

 

會議當下切換檢視:日曆檢視

一目瞭然今天,昨天,與這週發生了什麼事情,讓我們能了解任務與工作的進展與發展。除了明顯改善了一篇一篇冗長的會議記錄(Word 或者雲端文件的會議紀錄)之外,更重要的是,讓我們以時間軸的方式,去了解任務的進展與變化。

 

這是電腦版的 Airtable,它也有手機版的 APP。

 

【祕技】改良版的匯報會議流程與技巧

我認為站立不是重點,如何讓「匯報有效」、快速,讓參與人員認為「跟我有關」,甚至能「有效追蹤」才是匯報會議的重點。

我們公司的匯報會議是「週間的 21:00」。因為是我們有遠距員工,就像我;第二是這時間大家通常已經把今日任務告一段落,再以匯報會議作為收尾,沒做完的就明天繼續,遇到困難也能在會議上尋求協助。

相對於早上開會,任務都還沒執行,所以比起討論昨天的任務,我們更傾向去檢視今日執行的任務。(語音會議完後,如果有空的人還能繼續閒聊個,因為深夜適合談心嘛!)

  1. 執行任務當下就先撰寫任務卡(以免忘記寫,會議前才在趕),會議前 10 分鐘,上 Airtable 查看大家的任務,有問題或不懂的就留言。
  2. 21:00:進入群組語音通話,記得沒發言的人要關麥克風,給講話的人良好的發言環境。每人依序回報,記得「講與他人相關的事」,只跟自己有關的事情,留給他人自行閱讀,無須多講。
  3. 匯報完畢,主持人(通常是老闆,或者也能輪替)依序詢問是否有臨時動議,沒有的話就散會。會後,修改自己的任務卡(如果有需要增添什麼的話)

平均會議時間:10–15分鐘

後記:站立的本質是什麼?

由於我們有部分員工是遠距離,無法站立面對面,所以讓我重新思考「站立會議」的本質是什麼?

我認為是「專注」。

所以我提議使用 Airtable 而不是用一般的雲端文件工具(Google Doc、 Dropbox Paper,別談 Word 了…無法即時同步又有版本控制問題),運用它「卡片」與「日曆檢視」特性,提升了事前閱讀與會議紀錄與追蹤的效能,因此達到「站立」的效果——因為大家能在會議前先行閱讀過,了解今日的任務狀況,以及自己能提供什麼協助。

專注,不光光只是「站立」這個動作,而是用良好的流程,提昇大家的速度感、事前準備與事後追蹤效率。

在「快速競爭的時代」,該如何提升你與公司團隊的職場工作生產力?
歡迎到我們公司五月份的專題:「秒速時代,電商必爭」,看看電子商務公司,是如何在這壓力倍增的時代下,提升自己的工作效率

 

文章授權(創用CC授權)
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