G SUITE是什麼?G SUITE常見問題(FAQ)懶人包整理

G SUITE是什麼?G SUITE常見問題(FAQ)懶人包整理

一、G SUITE基本介紹相關問題

1. G Suite是什麼?

G Suite是一整套雲端應用程式的簡稱(之前名為 Google Apps for Work / Google Apps for Business),可滿足企業用戶聯繫、儲存檔案、控管專案進度以及保護資料安全等各種需求,有常見的Gmail和Google日曆、Hangouts Meet等方便同事交流、視訊會議、分享行程,還有Google 文件、簡報和試算表等各種可多人即時線上編輯的工具,也有雲端硬碟和保管箱等可以儲存和保留、搜尋及匯出各個機構在特定應用程式中的資料。

2. G Suite有哪些優點?跟其他雲端協作工具又有什麼不同?

G Suite的中的Google Docs, Google Sheets與Google Slides讓企業有效利用雲端進行資料共同編輯,另外G Suite相較於免費版個人帳號的雲端硬碟擁有更佳的隱私保護,因為G Suite的帳號由各個公司掌管。

現在越來越多企業將原本的IT系統搬移到雲端服務平台,有效利用雲端協作和生產力工具,而雲端協作工具以Google的G Suite以及Microsoft的Office 365為大宗。

與Office 365相比,G Suite的選擇方案較為簡單,分別為Basic、Business以及更進階的Enterprise版本,而Office 365選擇方案有多種類,從個人、家務、商用等等10餘種,支付費用從幾百元到數萬元不等,企業可以依據自己的需求選擇最適方案。

G Suite各項方案比較,請參考G Suite 版本比較;Office 365各項方案比較,請參考:比較所有 Microsoft Office 產品

二、G SUITE客戶案例/成功案例相關問題

3. 有沒有國外知名企業使用了G Suite獲得很好的成效可以參考?

您可以參考哥倫比亞的第三大銀行Banco Davivienda的應用經驗擁有超過1000萬客戶、作為哥倫比亞最成功的銀行之一,Banco Davivienda使用G Suite完成數位轉型的專案,例如導入Hangouts Meet,用於大型聚會 – 例如分佈於4個城市的百人會議以及臨時視訊會議。客戶滿意地表示「我們的許多員工現在經常透過他們的個人電腦、手機或平板電腦使用Hangouts Meet,而且效果非常好。這有助於減少差旅次數,甚至在同一城市的辦公室之間的交通。」

三、導入前評估相關問題

4. 使用G Suite有什麼常見需求?

 若公司有需要專屬的企業信箱、雲端服務、辦公軟體、協同作業的需求,G Suite是您很好的選擇。

5. 個人版的Gmail與企業版的G Suite有什麼不同?

個人版的由Google管理,無法被公司監督,但是企業版的G Suite視為各個公司的資產,由各個公司來監督,除了擁有自己的網域之外,還能調整DNS的相關設定。

企業版的G Suite依容量區分可分為一般版(30GB)和無限版(若少於5人,每人可享有1TB容量),每個帳號的使用過程都會被詳細記錄,因此更方便企業自行進行郵件與安全性審核,此外更不推播任何的廣告資料。

6. 我不能跟Google直接購買G Suite嗎?為什麼還需要透過CloudMile來購買?

當然可以在Google官方網站上購買!身為G Suite的菁英合作夥伴,CloudMile將會提供客戶導入前完整的諮詢、導入後的技術支援。兩者的不同之處在於,跟Google直接購買為單純的帳號服務;而與CloudMile購買,除了帳戶服務,還有提供在地的技術支援。

7. 我們公司沒有設定過網域名稱,CloudMile的服務是否能協助公司代辦?

客戶除了可以參考 CloudMile 技術文件,自行完成設定網域之外,也可選擇購買 CloudMile 的設定服務(請提供欲購買的網域名稱,再之後提供總報價給您)。

8. 如果我們公司原先就在使用/試用G Suite的服務,現在想要轉交給CloudMile協助代繳應該怎麼做?

轉交給CloudMile很簡單!客戶只要提供您的網域名稱以及轉移碼便可以完成轉交,整個轉交過程不到一分鐘的時間。歡迎您隨時與我們聯繫

9. 如果想要原先的Gmail個人版升級直接升級到Gmail企業版,我該怎麼處理呢?

由於個人Email和G Suite是不一樣的網域,因此不能直接升級!請客戶先準備網域,然後購買G Suite將個人信箱裡的資料搬移過去即可。

四、安全性相關問題

10. 公司放在G Suite上的資料會有安全性的保障嗎?是否存在資料被竊取的風險?

這邊提供 Google G Suite 在資料安全的兩份資料:G Suite 安全性及信任G Suite 安全性白皮書,GSuite 主要是透過管理員來管理,放上雲端資料夾的資料也都是由使用者自己設定權限,權限以外的人是看不到內容的。 Google 本身是雲端公司,在資料保密的方面做得很扎實,也通過許多官方的認證,敬請放心。

11. CloudMile的服務過程會提供服務保證條款嗎?

CloudMile根據 G Suite SLA 做為評斷依據,若發生服務故障,將協助客戶向 Google 依據相關的用戶條款,進行詢問或申請賠償,服務品質以及售後服務皆有良好保障。詳細資訊請參考:G Suite 服務水準協議

五、導入相關問題

12. 導入G Suite服務會需要多少工作天數? 

由於導入G Suite根據公司現階段使用的系統、人數多寡有所差異,因此1~10天的工作時間都有可能。

13. 我們公司需要提供給CloudMile的資料有哪些? 

客戶只要提供您的網域名稱以及轉移碼便可以完成轉交,整個轉交過程不到一分鐘的時間。歡迎與我們聯繫

六、轉由向經銷商購買相關問題

14. 如果我們公司原先就在使用/試用 G Suite的服務,現在還可以轉由跟CloudMile購買嗎?

客戶不論之前在Google官方上或是其他經銷商購買G Suite,隨時都可以轉由跟CloudMile合作與購買。

15. 我們目前已經在使用G Suite,如果現在轉由CloudMile購買,不知道日後在使用G Suite上會有什麼影響?

不會有任何影響,只有經銷商改為由CloudMile為客戶服務。

16. 我們公司原先已經跟Google購買G Suite,如果現在想要轉由跟CloudMile購買,不知道我原先的帳單會怎麼計算呢? 

完成轉移程序後,截至轉移當天的費用由原本付款方式按比例支付,轉移後帳戶將適用新約期授權,並由我們向您收款。

七、信件轉移備份相關問題

17. 原本在其他伺服器上的公司郵件,CloudMile可以協助轉移至G Suite上嗎?

執行遷移作業,必須使用客戶的管理控制台操作,客戶可以透過 CloudMile 提供的技術文件,完成轉移流程。

18. 如果公司原先已經有郵件伺服器,是否可以再使用G Suite,也就是兩個以上的郵件伺服器? 

郵件伺服器需要 MX 記錄的輔助,才能將電子郵件導向 G Suite 帳戶,若是同時用兩個郵件伺服器的話會有一邊無法收到信,就像住家的地址是唯一的,根據公司的使用情境可以再討論,建議與我們專人聯絡諮詢

19. 如果公司結束營業、或是員工離職,Gsuite是否能轉移以及匯出?甚至刪除?

關於G Suite的轉移,首先在刪除帳戶時,就需要先轉移才能刪除。已經刪除的帳號也可以在20天以內修復回來

CloudMile建議轉移過程先轉移到某個單一帳戶,最好是超級管理員身份,然後再利用匯出工具,匯出機構裡的資料。(目前Google 無法單獨匯出特定的資料類型和部分使用者,僅能全部匯出)

當然,在匯出資料上本身會有些限制,這部分可以參考G Suite管理員說明:匯出貴機構的資料

八、費用與付款相關問題

20. CloudMile會如何收取G Suite的費用?有含稅嗎?如何開立發票?

CloudMile提供一般匯款,我們只會收取服務費用以及5%的銷售稅,若您選擇自行購買G Suite則需自行額外負擔稅額,最後我們提供附有買受人統編的電子發票。

九、管理相關

21. G Suite的帳號名稱可以事後進行修改嗎?

由於 G Suite帳號會連結到雲端服務,因此雖然G Suite帳號名稱可以進行修改,然而可能會影響其服務與舊有資料的連動。

22. 如果現有員工準備離職而同時招募進新員工,公司還需要再重買新帳戶嗎?

企業可以直接刪除離職員工的帳戶並建立新的帳戶給新進員工使用。只要企業增加的帳戶數量不超過原先購的帳戶數量就不需要再進行購買。

23. 管理控制後台的管理員只能設立一個嗎?

管理員沒有人數上的限制,一切交給公司自由指派,建議不要多於三位。

24. G Suite是否可以管理多個網域?

G Suite 可以同時設定主網域、多個次網域、與別名網域,透過同一個管理控制台集中管理所有網域,這不需額外付費。請參考G Suite管理員說明:新增或變更網域;多個網域新增的設定與使用者建立說明,請參考G Suite管理員說明:在 G Suite 或 Cloud Identity 帳戶中加入更多網域

25. 若我們公司想要用Gmail大量發信,是否會有發信限制呢?

為維持系統正常運作與帳戶安全性,G Suite 會限制使用者每天可傳送的郵件數量,建議將大量郵件分成兩天傳送,或傳送至群組地址,詳細請參考G Suite管理員說明:G Suite 的 Gmail 傳送限制

26. 請問停權與刪除使用者的差異? 

停權只是禁止某位使用者存取機構的 G Suite 服務和資料,帳號仍會保留且收取費用;如果確定帳號已不再使用,可以選擇刪除使用者全部資料。

27. 刪除使用者前的資料搬遷?

G Suite 管理員可以在刪除帳戶前,使用管理控制台的工具來轉移資料給其他使用者。請參考G Suite 管理員說明:將雲端硬碟檔案轉移給新擁有者

28. 如何從後台看到使用明細?

請您先登入Google Admin console,接著按照以下步驟:

Step 1:到管理控制台後,點選左下角的「報告」

Step 2:接著點選左側上方的「帳戶」

Step 3:進入後往下拖曳到「使用者帳戶狀態」,即可下載CSV檔案或匯出至Google試算表。

 
 
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