防疫肺炎!SurveyCake 協助企業商辦打造線上健康聲明表單

防疫肺炎!SurveyCake 協助企業商辦打造線上健康聲明表單

為企業打造最全面的防疫網,有效追蹤訪客及員工的健康狀況和旅遊史

新冠肺炎來勢洶洶,全世界都在盡力防堵病毒進一步擴散。

企業商辦每天人來人往,除了企業職員外還有不少訪客,每個人下班後究竟去哪些地方?接觸哪些人?搭乘哪些交通工具?我們都不得而知。

如何有效隨時監測訪客及員工的健康狀況及旅遊史?儼然成為企業商辦的一大挑戰。


新冠肺炎下,企業商辦所面臨的挑戰

企業職員彼此長時間相處在同一空間,只要一人感染病毒,疫情擴散程度便不容小覷,即有可能威脅企業正常運作。為了防堵疫情可能造成的影響,必須動用額外人力進行健康狀況的審核及通報管理。

然而,現行的應變措施卻不夠完善

現在進出入許多商辦大樓,都必須填寫紙本健康聲明表。但紙本表單的缺點不僅填答費時,易造成排隊人潮,降低出入效率,還需要負荷大量的印刷成本及人事 Key-In 歸檔成本,更遑論不小心打錯或疏漏造成額外的麻煩困擾。

紙本記錄不僅花錢耗時,後續的管理歸檔及追蹤查詢更難以有效監測人流狀況。若想更新表單內容,除了會造成紙張成本的浪費,也因為印刷及物流的時程緣故,很難即時拿到最新的申報表。

如此一來,根本沒有辦法隨時追蹤及掌握職員和訪客的健康狀況跟旅遊史,易造成企業商辦在肺炎防疫網的破口。

面對新冠肺炎的威脅,企業商辦如何有效因應?


防疫三部曲,打造最全面的線上申報系統

想打造完善的線上健康申報系統,你必須優化申報者的填答流程,提升填答體驗以簡化填答時間,同時確保後續能即時追蹤查詢填答資料。

接下來將介紹 SurveyCake 如何透過以下三步驟,協助你輕鬆打造最全面的線上申報系統:

1. 建立健康聲明表單,印製表單 QRcode 供訪客/職員掃描填寫

2. 系統自動同步顯示填答資料,方便你隨時查詢追蹤

3. 分享填答結果給各承租公司或監管人員,部屬多方防疫檢測網


1. 建立線上健康聲明表單,印製 QRcode 供人掃描填寫

首先,你必須登入 SurveyCake 後台,建立線上健康聲明表單

建好線上表單後,系統會自動產生相對應的 QRcode,將 QRcode 下載或印刷下來供訪客或企業職員掃描填寫,就可以減少大量排隊人潮囉。

除了 QRcode 外,SurveyCake 還提供「網址、程式嵌入碼」等發放問卷的方式,協助你輕鬆調查公司內部職員的近期旅遊計畫。如想更進一步瞭解問卷發放管道,請參考以下文章:

優化填答體驗,簡化填答時間:邏輯跳接題

想要縮減排隊人潮,提升訪客及職員的出入效率,同時滿足資料回收的完整性,你必須優化問卷設計,減少不必要的題目干擾填答者作答。

透過「邏輯跳接題」,可以讓填答者只須回答與自己相關的題目,進而提升填答效率。


2. 系統自動同步顯示填答資料,方便你隨時查詢追蹤

當訪客或職員填完資料送出時,系統會將資料自動寫入問卷後台,同時自動製作統計圖表,方便你隨時查詢追蹤人員資料。除此之外,你還能將資料以 PDF、EXCEL、SPSS、Google Sheet…等格式匯出,做進一步分析運用。

查看符合特定條件的填答者:篩選組合

如果你想查看符合特定條件的填答者,例如近 14 天內有出國的人,你可以使用「篩選組合」的功能,輸入指定條件後一秒抓出符合條件的人。協助你從龐大的人員資料中,快速找出重點追蹤對象,也方便後續進一步聯繫。

若你想進一步瞭解如何設定篩選組合,請參考以下文章:

查看特定時間區間內的填答者:日期區間篩選

使用日期區間篩選功能,你可以查看表單在特定時間內的填答狀況。例若某 A 訪客確認感染肺炎,而 A 訪客在 3/1 和 3/2 皆前來拜訪 SurveyCake,透過日期區間篩選,你可以將「3/1–3/2」前往商辦大樓的人初步篩選出來,如此就能大致計算出 A 訪客在大樓內可能接觸到的人員。

再搭配上述的篩選組合,把在 3/1–3/2 「曾經到過 SurveyCake」的職員及訪客篩選出來,就能找出潛在重點追蹤人員囉。

若你想進一步瞭解如何設定日期區間篩選,請參考以下文章:


3. 分享填答結果給各承租公司或監管人員

辦公室或商辦大樓人潮來來往往,光靠大樓管理員或公司一兩人之力實在是杯水車薪,難以有效防堵防疫漏洞。身為商辦大樓管理員,若能將拜訪人員或公司職員的健康申報資料定期提供給各承租公司或其他監管人員,不僅能一起分擔防疫責任,也能讓各承租公司更即時瞭解職員狀況,擴散防疫網並加深防疫力度。

分享資料結果給各承租公司:公開問卷結果

透過「公開問卷結果功能」,只要將連結提供給各承租公司或監管人員,就能有效將資料分享給他們囉。分享結果時,你可以自由選擇資料的呈現形式,如統計圖表或資料明細。

 

隨時掌握問卷填答狀況:Email 即時通知

如果你想即時掌握問卷填答狀況,不想每次都要登入問卷後台查看資料,開啟「Email 即時通知建立者」功能,當填答者一送出問卷後,系統就會自動將完整的問卷回覆寄到問卷建立者的 Email 信箱裡,不錯過任何問卷回覆。

如果你同時也想讓問卷填答者收到一份他們填自己答的回覆,開啟「Email 即時通知填答者」,當填答者一送出問卷後,系統也會自動將他們的回覆寄送到他們在表單留下的 Email,方便填答者作為備份確認。


介紹完使用 SurveyCake 基本功能建立健康申報表後

如果你想要更進階的自動化管理

我們推出全方位的企業健康守護方案!


更進階的企業健康守護方案

SurveyCake Enterprise 推出全新的企業健康守護方案,可以依據訪客填答內容,進行更進階的條件警示分級。例如訪客填完聲明表後,系統會根據回覆內容自動發送審核信。若訪客不符合資格(如:身體不適、特殊旅外國家史),系統便會發送拒絕信給訪客;若訪客符合資格,系統就會發送審核信給公司,讓公司進行訪客證的發放審核。在確定發放訪客證後,拜訪當日便會由大樓管理員進行核銷通行。

 

 


訪客填答問卷後,系統依據填答內容發送審核信 / 拒絕信

  1. 發送審核信:訪客填完健康聲明表單後,若系統判斷健康狀況「符合」通行資格,便會寄送訪客審核信給公司。
  2. 發送拒絕信:訪客填完健康聲明表單後,若系統判斷健康狀況「不符合」通行資格,便會自動寄送審核未通過信件給訪客。

 

公司收到系統寄送的審核信後,決定是否發放訪客證

  1. 發放訪客證:公司內部在查看審核信後確認發放訪客證,點選「核准發放」系統便會寄送內含 QRcode 的訪客證給訪客。
  2. 拒絕訪客證:公司內部查看審核信後若決議不允許通行,點選「拒絕申請」系統便會自動寄送拒絕信給訪客。

 

訪客出示訪客證給大樓管理員,管理員掃描決定是否核銷通行

成功拿到內含 QRcode 訪客證的訪客,在拜訪當日將畫面出示給大樓管理員查看,大樓管理員掃描 QRcode 後會進入訪客核銷頁面。

在訪客核銷頁面會提醒管理員記得確認訪客體溫及口罩佩戴狀況,同時查看訪客資料及健康聲明資料確保無異常後,即可核銷通行證讓訪客通行,而已核銷之 QRcode 便無法再次使用。


立即打造最全面的線上健康申報系統

三秒鐘註冊 SurveyCake 會員,建立完善的線上健康申報系統,從設計健康申報表單開始!捨棄花錢費時、又難以追蹤人員狀況的紙本問卷。透過線上表單協助你更快速記錄訪客及職員的健康狀況,還能自動建檔方便你即時查看所有資料,更棒的是,還能輕鬆將資料結果分享給防疫合作夥伴!

若你想打造全自動化的人流管控系統,絕對不能錯過企業健康守護方案!從訪客、公司到管理員之間的條件判斷全部數位自動化,不僅能為你減少大量人事成本,也能更即時傳遞資訊,避免溝通疏失造成防疫漏洞!

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即日起 SurveyCake 團隊將為中央政府一二三級機關、縣市政府單位及學校機關提供免費專業版帳號點此申請)並可持續使用直至疫情結束。SurveyCake將持續關注疫情發展,並發揮自身平台專業,一同守護國人健康。

如有任何問題或合作意願,歡迎隨時與我們聯繫!

SurveyCake 是一個台灣開發的企業級雲端問卷服務,我們希望連結所有與問卷有關的接觸點。歡迎追蹤我們的 Blog 掌握最豐富的文章訊息,也歡迎附上原文連結分享給更多人知道

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