該怎麼辦一場成功的活動?場地家SpaceAdvisor教你辦出好活動

該怎麼辦一場成功的活動?場地家SpaceAdvisor教你辦出好活動

場地家為全台灣最大的場地媒合平台,將線上、線下活動完整整合。在這個網路時代,許多人認為實體活動已經非必要,但實體活動仍有不可取代的優勢,能夠感受到的體驗,絕對還是無法以影像、聲音、文字被替代的,而且能夠更加深參與者的印象,以及強化參與感,面對面的加強關係經營,產生公關效果,彌補數位所帶來的不足,場地家在實體和網路活動扮演重要的角色,將平台服務做得相當完善,而到底該如何辦好一場活動呢?場地家教你!

場地家Tips分享:3W1G

其實辦活動也適用於3W1H原則,而又該如何應用呢?
Why:活動目的
思考辦這場活動最主要的目的是什麼?達到實際營收?品牌曝光?知識的佈達?

Who:活動主要對象
你的活動目標族群是誰?這個活動內容對他們有什麼幫助?

Where:活動場地
活動要辦在哪裡?怎樣的場地符合我的受眾?

How:如何執行
活動整體流程為何?

活動規劃拆解

Why:活動目的
必須要先決定活動的目的,明確的目的能幫助你把活動導向正確的方向,如:學術研討會、產品發表、座談會、宴會…等,要先知道「為什麼」要辦這場活動,有了活動目的可以開始擬定活動企劃,但每一種活動所要擬定的企劃不盡相同,主要大方向為:

.活動說明:包含活動宗旨、目的、相關單位、對象、人數、日期與時間、地點
.活動流程
.人力分配表
.時程進度規畫
.預算評估與分配
.預期效益

當然隨著不同的活動形式可能還會有行銷企劃、宣傳模式、活動目標…等需要研擬。
Who:活動主要對象
活動目的決定後開始決定「人」,也就是你的活動對象,無論舉辦什麼活動都需要參與活動的人和與會貴賓。

Where:活動場地
舉辦活動最重要的一環就是「場地」,當你所有人、事、物都具備的相當完善,但卻沒有適合的地點都是白搭,或是地點欠周詳,也可能間接造成活動失敗。舉例來說:銀髮族活動,但活動場地卻在荒山野嶺,反而會大幅降低受眾與會的意願,而場地家彙集了全台灣各式各樣的場地,能夠大幅解決大家不知道該如何選擇適合場地的痛點。

場地家從聚餐、商務、課程、遊戲、戶外…等各式場地都有,人數規劃從個位數到上千人場地皆能提供,需求者可以自行在各式分類尋找適合的場地,或是直皆到場地家發案大廳提供需求,讓場地主直接接洽,大幅省下尋找場地時間,也減少找到不適合場地的機率。

如何執行活動?

How
其實「How:如何執行」就建構在前面的3H,基本上3H規劃的夠完善,整體活動就成功八成了。

.活動預算
再來就是預算的規畫,租場地該花多少?餐飲費、人事支出、邀請函製作、電話費、場地佈置、行銷費用、主持人費用、其它動支…等都要納入計算,如果真的現場活動的流程規劃,自己內部人員一定要有個流程表,還有人員該怎麼配置?如果真的還是毫無頭緒不知道該怎麼開始,可以將預算劃分為變動成本與固定成本這兩種,固定成本就是不可變動的部份,在這項大類底下列出準備要花的錢,變動成本就是我們可彈性調整運用的部份。

.活動流程
接下來就是設計整場活動的流程,建議內部人員一定要有一個詳細流程時程表,才不至於手忙腳亂,例如:上菜時間延誤,若你此時有規劃每個階段詳細時程,你可以馬上判斷出接下來哪個項目可以縮短時間。

.活動內容規劃
根據不同的活動性質安排各式項目,如:表演活動、致詞、抽獎等。

.危機處理
誰都無法保證活動100%能毫無問題的完美舉行,有時候可能會有一些讓人措手不及的突發狀況,如氣候因素、人為因素…等,針對每個可能遇到的問題先研擬好解決方案以及Plan B、Plan C,避免危機真正發生活動籌辦人員毫無應變能力。

其它還有如同場地佈置、廣宣製作、行銷方式、線上宣傳等也都是需要納入考慮的,當你掌握了這些Tips之後,其實舉辦活動沒有想像中的難!

活動各項流程、安排,不管是企劃人員或執行人員應該都先進行仔細分析,在具體安排上應該盡量周全,無論大大小小的活動「團隊溝通管理」都相當重要,定期的進度追蹤、問題回報、想法交流都是必要的,才可以確保活動的方向和進展沒有偏離活動企劃的目標,在未來執行活動規劃時,如果能夠運用這些面向的思考,相信執行起來會事半功倍。

最後別忘了,找場地就在場地家SpaceAdvisor

 

 

文章授權(創用CC授權)
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