線上預約系統製作指南:經營者不可不知的 10 個必備功能!

線上預約系統製作指南:經營者不可不知的 10 個必備功能!

SimplyBook.me 台灣團隊接觸許多不同類型的商家,我們發現絕大多數的經營者相信預約系統帶來的重要性,但對於選用預約系統,或是請外包公司協助架站常常毫無頭緒,一方面不了解怎麼溝通預約需求,二來也是不清楚自己到底需要怎樣的預約功能。

這篇文章,我們將討論的幾種最基本的預約功能,介紹什麼情境或產業需要使用,同時,也會分享對經營加分的實用工具,幫助經營者在使用線上預約系統時,能更快速上手!


行事曆:

做為線上預約系統,首先需要的就是一個行事曆,幫助商家可以直接檢查每日、每週或任一時間的工作排程,同時也能根據業務需求,調整時程安排。如果是個人工作室,只需要搭配系統中的行事曆即可,但如果是多人組織或是大型企業,也會需要可以按照不同員工來篩選,查看每個人的工作安排。

即時預約同步:

有別於過去電話或電子郵件預約,線上預約軟體要能做到的是「讓顧客於預約網頁中,就能查看可預約的時間」,讓顧客知道只要挑選好適合的時間,就完成預約,無需再次致電或私訊確認。而當有其他客戶完成線上預約後,系統也需要自動同步預約資訊,避免重複預約。

自動提醒:

在顧客完成預約後,主動發送訊告知預約完成,讓顧客對您的品牌更感安心並加深印象。另外,除了發送預約完成通知給顧客,也能一併發送給「被預約的員工」,如:指定的設計師、美甲造型師或課程老師等,確保雙方的行事曆保持一致。同時,針對「即將到來的預約」,也能透過自動提醒,降低顧客預約未到的機率。

通知自動化,能完整的簡化您的行政流程,有效利用人力,一起看看大心診所的操作分享:專訪大心診所經營團隊:讓有需要的人,找到正確的資源!

收納各管道的預約資訊:

在數位時代,人們透過不同的平台找到您的服務,因此您需要確保所有的預約資訊能「整合在同一個系統中」,否則,除了容易造成預約管理混亂,導致人力成本的提升,更帶給顧客不好的預約體驗。

備註SimplyBook.me 整合 Facebook、LINE 官方帳號、Google 等主流平台,幫您管理來自不同管道的預約資訊,並且即時同步預約資訊到「預約行事曆」中,讓經營者更聰明的管理預約。

支援多裝置多平台:

顧客的預約需求及時間都是非常「當下」的行為,因此,讓顧客能在任何時刻、使用任何裝置完成預約,你的預約空檔頁面,能否支援各種裝置的預約系統就顯得格外重要。

第三方金流整合:

串接金流,當顧客在預約確認後,直接透過現場付款,不但能降低 No Show 的可能性,也能改善顧客預約體驗。通常個人工作室,如:美容美髮、Spa 中心、健身課程或診療所等產業,會特別需要此功能。因為這些產業被預約的項目除了服務內容外,更會有設備使用的安排,如果顧客預約未到,造成的損失就不只是金錢了!在線上預約過程中,顧客也能選擇習慣的付款方式,讓顧客倍感重視,加強顧客的品牌認同。

語系選擇:

取決於您的主要顧客來自的國家或是慣用語,經營者需要有一個可以自行定義網站顯示的主要語系,同時也要能彈性客製調整顯示的顯示文字。如果您的顧客來自多個國家,您也可以選用擴充性更完整的預約網站,整合第三方套件製作多語系預約平台,幫助您獲得更多的顧客:前進國際市場,用 Localize 打造多語系線上預約網站!

嵌入圖片:

正所謂,一圖勝千言,您需要讓顧客知道更明確的預約內容,確保雙方對服務內容有同個想像,例如:當顧客預約空間時,會需要知道具體的坪數或是容納人數。而如果您是美容美髮、美甲造型的經營者,您也可以展示您過去的作品集,讓顧客了解您的設計風格。

相關報表:

對一個經營者來說,您需要一個完整的報表,了解整體經營的狀況,因此簡單易懂的圖形化報表,幫助您追蹤業績就至關重要!您可以查看顧客預約數量、您的最熱門預約時段,或是預約細項等等。

如果您的預約平台能幫助您「整合來自所有管道的預約」,則這也能有效的幫助您在同個系統中,直接查看所有預約數據,更全面的分析經營成效,並針對成效進行後續的優化或改善。

外部服務整合:

可彈性擴充,或是搭配其他強大的第三方平台的預約網站,絕對能幫助您打造更完整的線上預約系統!以日常經營來說:

不會寫程式的經營者可使用 Zapier 來做到有限度的客製,而透過 API 整合,也能客製更符合的預約管理平台,無論哪種方式,系統本身的彈性都是必須且不可被忽略的。


以上 10 個必備的預約功能,有些是能幫助經營者在提供「線上預約」初期,更聰明且有效率的管理顧客預約,而報表管理也能透過報表的分析,優化經營成效,為經營帶來更長期的發展,透過蒐集顧客預約資料 → 後續的行銷規劃,建立經營管理的正向循環!


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