經營管理|如何加強與異地外包團隊的溝通效率?

經營管理|如何加強與異地外包團隊的溝通效率?

隨著公司運用外包團隊的機會增加,產品經理與外包團隊處於不同地點甚至不同時區的情況越來越常見,要如何加強異地外包團隊與產品經理之間溝通的效率呢?

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隨著公司運用外包團隊的機會增加,產品經理與外包團隊處於不同地點甚至不同時區的情況越來越常見,例如現在有很多軟體開發就會外包給遠在印度的外包團隊。

當產品經理與外包團隊不在同一個地點時,將增加雙方溝通的難度。

溝通不良所產生的問題可能會導致產品開發進度落後,團隊士氣遭受打及,甚至整體算下來,外包的成本反而高於內部團隊開發的成本,這樣運用外包就失去了原本的意義。

應該如何才能加強異地外包團隊與產品經理之間溝通的效率呢?

如何加強與異地外包團隊的溝通效率?

管理異地外包團隊重點:

一、提供完善的說明文件

外包團隊管理|提供完善的說明文件
外包團隊管理|提供完善的說明文件

當與異地外包團隊協作,語言、文化、時差都會增加溝通的難度,因此提供完善的說明文件就相當重要。

假如公司本身無法確定需要外包團隊做些什麼,或是常常改變需求的內容,只會讓異地的外包團隊疲於奔命,白費力氣,造成災難性的結果。

尤其當外包團隊的與本地人員使用不同的母語時,更有賴於精確的說明文件,建議在發出說明文件前,找熟悉雙方母語及文化的人幫忙檢查文件內容,確認是否各項工作需求都有清楚的陳述。

 

二、建立與外包團隊固定的溝通窗口

外包團隊管理|建立與外包團隊固定的溝通窗口
外包團隊管理|建立與外包團隊固定的溝通窗口

本地的團隊在對工作內容有疑問時(例如接收到兩個上級人員互相矛盾的指令),比較容易尋求上級意見來確定解決方案,然而異地外包團隊有時可能不知道要找誰做最後的定案,造成工作進度延宕,甚至更糟的情況是外包團隊憑自己的理解與猜測進行工作,當發現問題時已錯過最佳的解決時機。

因而,最好有一個統一的聯絡窗口,當外包團隊有任何疑問時,可以請該名專員進行協調整合。當然不一定所有的溝通事項都要由此人完成,而是由該專員統籌釐清所有的疑問事項,讓外包團隊能清晰的知道該如何進行下一步的工作。

當然最好能創造面對面的交流機會,這樣有助於快速釐清可能的疑問事項。例如交換人員就是一種常見的方法,讓外包團隊的主要成員來本地與產品經理一起協作,或是讓產品經理到異地一段時間與外包團隊進行協作等等。

 

三、確定外包團隊的工作量極限

外包團隊管理|建立與外包團隊固定的溝通窗口
外包團隊管理|建立與外包團隊固定的溝通窗口

在與外包團隊合作時,最好能了解對方能夠承接的工作量,這點不管是在管理外包團隊還是內部團隊時都適用。

相信有外包經驗的公司最怕就是碰到外包團隊抱怨:「指定的工作我們無法在規定的時間內完成」,以公司拓展業務的角度而言,這樣的情況相當致命,一旦陷入這種情況,可能會造成客戶快速流失給競爭對手。

這在高科技業界尤其明顯,例如過去網景與微軟進行瀏覽器大戰時,網景在技術上沒有辦法保持一定的領先,最後輸掉這場戰役。

一旦產生這種窘境,工作團隊往往被認為須負起絕大部分的責任,但管理團隊其實也是責無旁貸。

所有團隊的工作能量都存在極限,一旦需要實現的內容超過這個極限,將沒有辦法及時推出新的產品來滿足不斷變化的用戶需求,進而造成無法挽回的結果。

也許管理團隊認為增加一個小修改不會花多少時間,但是實際花費的時間可能比想像中多,如果這時沒有備案,只能眼睜睜看著客戶投靠競爭對手而乾著急。

隨著公司的增長,自然需要越來越多工作量的投入,因此掌握好外包團隊的工作量,避免將過度的需求委任給外包團隊,才是防範未然的作法。

文章授權(創用CC授權)
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