簡報二三事 - 什麼是簡報?該如何做好一場簡報?

簡報二三事 - 什麼是簡報?該如何做好一場簡報?

不知不覺距離上次寫部落格已經是一年多前,為了讓這裡看起來有在更新,決定把前陣子在公司內部分享的內容寫成文章,希望能對想增加簡報效率和簡報品質的朋友有些幫助。而這邊一樣先打個預防針,小弟自己在這塊領域並沒有多在行,也沒什麼特別的經驗,文章內容如有不足之處,還請各方好手們多多見諒,也歡迎給予一些建議和指教。

什麼是簡報?

在實際瞭解該如何做好一場簡報之前,不妨先來聊聊什麼是簡報。一般來說,大家對於簡報的定義通常會是「PPT」、「PowerPoint」、「投影片」等等。但其實這些東西,都只是構成「簡報」的其中幾個元素而已。

那麼到底簡報是什麼呢?我自己的定義是,簡報是一個「希望藉由某種載體向某些受眾傳遞某些內容,來達到某種目的的過程」。你可能會覺得有點抽象,但如果我們把這個定義拆解成以下幾個元素,也許你會更清楚簡報是什麼。

簡報構成的元素

從上述的定義來看,每一場簡報大致都可以由「受眾」、「目的」、「內容」、「載體」這四個元素所構成。舉例來說:今天你可能要向「客戶」提案,讓他們「認同」產品價值,進而「購買」公司產品。這時為了清楚傳遞產品「圖文並茂」的內容,你可能會選擇至現場以「投影片」和「口述」的方式進行簡報。

又或者你今天可能要向「伴侶」求婚,讓他/她能夠有所「感動」,進而「答應」這場求婚。這時考量內容特性和氛圍營造,你可能會選擇剪輯一段回顧「影片」,並以「口述」方式來傳遞「卡片」內容進行簡報。

由上面兩個範例你應該可以知道,一場簡報絕對不是做個幾張投影片這種定義。只要你「希望藉由某種載體向某些受眾傳遞某些內容,來達到某種目的」,這個過程我覺得都可以稱作是在做一場簡報。

為什麼需要做好簡報?

看到這邊你可能會想,做好一場簡報真的有這麼重要嗎?不知道你有沒有過這樣的經驗,上台講了一堆東西,卻總是沒人在聽;在外提了一堆案子,卻總是拿不到案子;努力做了一推東西,卻總是沒人在乎。久而久之,你開始對自己簡報能力失去信心,覺得自己總是把事情搞得一團糟,就像下圖一樣(誤)。

Credit: Google

為什麼簡報無法達成目的?

但其實很多時候並不是你不夠努力,而是你的簡報可能犯了以下這些錯誤:

  • 搞錯目的:沒搞清楚要達成目的
  • 搞錯受眾:受眾不適合達成目的
  • 搞錯內容:內容不適合達成目的、內容不適合受眾
  • 搞錯載體:載體不適合達成目的、載體不適合受眾、載體不適合內容

舉例來說,今天簡報的目的如果是為了「理解客戶真實需求,並建立互信關係」。但你卻搞錯目的,以為是要「積極推銷產品,並說服客戶買單」,那你的簡報很可能就會失敗。又或者是今天對老闆簡報的時間只有 10 分鐘,但你卻搞錯受眾、內容和載體,以為要將「所有內容都放進投影片,並鉅細靡遺地口述給老闆聽才是負責」,那你的簡報一樣很可能會失敗。

如何做好一場簡報?

講了這麼多,究竟該如何做好一場簡報呢?我自己的話,通常會固定思考「受眾」、「目的」、「策略」、「架構」、「內容」這五件事情。而這五件事情,我認為也可以適用於任何一個需要寫內容的情境,包括你現在正在看的這篇部落格文章,我基本上也都是按照這幾件事情在思考的。

受眾 / 目的 / 策略

如同前面所提及,搞清楚受眾和目的是非常重要的。瞭解了這兩個因素,你才能有所依據地擬定合適的策略,並安排簡報的架構和內容,有方向地去達成簡報的目的。

舉例來說,如果你今天面對的是具有決策權的重點客戶,你希望客戶能夠認同產品的價值,進而購買產品或是商務合作。那你的策略可能是簡報中適時讓自己吃點小虧,但長遠來說可以換得更大利益。

但如果你今天面對的是一群剛組成的產品團隊,你希望團隊可以迅速理解產品的脈絡,並認同產品建立的價值。那你的策略可能是簡報中盡可能精簡重點,並多點感性激勵的內容,讓團隊可以更有向心力並更快上軌道。

架構

思考完前面三件事情後,你就可以開始思考簡報的架構了。以下分享一些常見的簡報架構,你都可以依照每次簡報的目的再作挑選、混用和調整,並沒有一個固定和完美的架構。

報告

  • Data
  • Information
  • Go

如果你今天簡報的目的是要報告,那架構上你可以先提出一些具體數據,接著重點解釋這些數據,最後再依據解釋的結論,提出具體可執行的方案。而這邊通常會建議提出三個不同可行性的方案,並把內心最想被執行的方案放在中間,這樣才能讓這個方案相較於另外兩者更容易被選中。

提案

  • Problem
  • Why Me
  • How to

如果你今天簡報的目的是要提案,那架構上你可以先提出你想解決的問題來取得認同,接著提出一些成功案例和專業證明,來讓別人相信這件事非你做不可,最後再具體提出你會如何解決這個問題。而這個架構除了內外部提案常見到外,你會發現許多募資案也大多遵循著這樣的架構。

教學

  • Motivation
  • Technique
  • How to

如果你今天簡報的目的是要教學,那架構上你可以先刺激學這件事情的重要性,接著提供一些知識和技巧,來讓別人可以學到原本所不知道的東西,最後再用一些案例實際走一遍剛剛所學的東西,提升學習的效果。而這個架構常會被用在一些教學文、懶人包和工作坊,且不瞞你說這篇文章,也正是依照這個架構來撰寫的。

說故事

  • Set Up
  • Confrontation
  • Resolution

如果你今天簡報的目的是要說故事,那架構上你可以參考電影的三幕劇架構,先鋪成故事的人物、時間、地點以及即將面臨的挑戰與困境,接著建立一些衝突點,描述為了達成某個目標,突破各種難關和挑戰的過程,最後再描述最後朝向目標的結果,並針對故事做個收尾。

三幕劇架構 Credit: Google

架構 → 內容

在正式進入簡報內容之前,我會建議你先放下一切電子設備,並強迫自己拿出紙筆,將剛剛思考的架構,以三分法的方式手寫出來。這個方式不僅有助於你檢視簡報的架構是否流暢,同時也有助於你後續簡報內容製作的效率。

那麼該如何用三分法把架構畫出來呢?基本上就是由上到下,把大主題依序切成三塊三塊的小主題。舉例來說,這篇文章的目的是簡報教學,架構上我分成 What、Why、How-to 三個區塊來依序說明,而各個區塊又可再細分成三個小區塊個別解釋。

不過單單只是三分法可能不太實際,你還得依照每場簡報的「限制」來微調架構。舉例來說,每場簡報的時間、受眾、環境和場次數可能都不太一樣,你可能得重新分配每個區塊的比例,甚至每個區塊的顆粒度,以及架構的階層數都會需要進行調整。

重新分配區塊比例 / 重新調整架構階層

內容

看到這邊先恭喜你,我們終於來到比較實用的環節了(?)。這邊我會以 Keynote 這個投影片製作工具為例,說明製作投影片內容時,有哪些實用的小技巧和小事項需要注意。至於比較專業或艱深的部分,就麻煩大家再去查找其他資料囉。

文字

文字-字體

在製作投影片時,我自己常用的字體大概有以下幾個。但因為我對於這塊不是這麼瞭解,大家可以再去查查字體挑選的相關觀念。這邊唯一要提醒的是,記得不要挑選字體挑太久,免得降低製作內容的效率。

圖片

圖片-去背與調整

在製作投影片時,圖片很多時候會扮演非常重要的角色。這邊分享一些我自己常用的小技巧,有些雖然是 Keynote 特有的功能,但大部分應該在 PowerPoint 甚至其他內容製作也都應用得到。

首先是圖片的去背和調整,在 Keynote 有提供 Alpha 和調整兩個功能,前者可以快速將背景單純的圖片進行去背,後者則可以彈性調整圖片的曝光、對比度、飽和度、色溫、色調等設定。

圖片-遮罩 1.0 / 2.0

接著是圖片的遮罩,在 Keynote 有兩個方式,可以快速製作各種形狀的遮罩。第一種是挑選任何一個想要作為遮罩的形狀,接著把遮罩放在圖片上方,並將遮罩和圖片選取起來,點擊遮罩就可以快速把該圖片變成該遮罩的形狀。至於第二種就更簡單了,一樣挑選任何一個想要作為遮罩的形狀,將圖片檔案拖曳至該形狀上,就可以快速把該圖片變成該遮罩的形狀。

圖片-壓字 1.0 / 2.0 / 3.0

再來是圖片的壓字,是我自己很喜歡的小技巧,不僅可以應用在投影片製作上,製作其他內容時也蠻好的。在 Keynote 要把圖片壓上字,基本上有以下幾種方式,最簡單的就是和左邊圖的做法一樣,直接在圖片放上文字,但你可以看到壓字效果其實不太明顯。

這時你可以參考中間圖的做法,在圖片和文字中間加上一個黑色的區塊,並把不透明度調低一點,就可以讓壓字效果更明顯一點,只是這種作法下,圖片反而會沒辦法明顯呈現。

那有沒有圖片和文字都明顯呈現的作法呢?你可以參考右邊圖的做法,把圖片和文字中間的黑色區塊,底色改為漸層的顏色,並將其中一個顏色設定為背景色,另一個顏色設定為完全透明。這時候你就會發現,原本的黑色區塊有一側會融入背景,而圖片和文字都可以明顯呈現。

排版

排版-投影片比例

在製作投影片時,建議投影片要設定為 16:9 的比例。詳細的原因我有點忘記了,印象中是為了因應目前大部分螢幕皆為 16:9 的比例,並且投影片在這比例下會有比較好的排版彈性。在 Keynote 你可以在新建投影片時設定,也可以在右側的工具列中,自行更改幻燈片比例和大小。

排版-投影片排版

接著是投影片內容的排版規劃,一般會建議投影片上方 5% 和下方 20% 不要擺放任何內容,同時為符合大多數人的閱讀習慣,投影片的視覺動線也應該「由左而右,從上而下」來進行規劃。

排版-對比

至於如何在投影片中創造出對比,通常可以透過「大小」、「顏色」、「粗細」等方式來製作。舉例來說,我習慣上會把主標和副標的字體大小,設定為二分之一的關係,像是主標如果為 96,副標就會設定為 48。

而這邊也順便推廣一下中文文案排版的概念。為什麼這件事情很重要呢?

「因為有研究顯示,打字的時候不喜歡在中文和英文之間加空格的人,感情路都走得很辛苦,有七成的比例會在 34 歲的時候跟自己不愛的人結婚,而其餘三成的人最後只能把遺產留給自己的貓。畢竟愛情跟書寫都需要適時地留白。

與大家共勉之。」 — — vinta/paranoid-auto-spacing

動畫

動畫-融合過場 / 瞬間移動過場 + 物件動畫

在製作投影片時,我會建議動畫盡可能少用,並擺在最後一個環節製作。原因主要是製作動畫非常耗時,同時也未必會替你的簡報加分,甚至還可能會有扣分的風險。

以 Keynote 來說,動畫基本上分為「過場動畫」和「物件動畫」,前者主要是投影片切換時的過場效果,而後者則是特定物件於投影片內的動畫效果。這邊因為我不是非常熟悉,就簡單分享兩個我自己最常使用的兩個「過場動畫」。

第一個是「融合」這個過場效果,在切換投影片時,兩張投影片的內容會彼此淡入淡出,算是蠻安全牌的過場效果。接著是「瞬間移動」這個過場效果,在切換投影片時,兩張同影片的內容如果為相同的文字或物件,可以以不消失的方式進行移動或變化。

Keynote

最後,來分享一些 Keynote 我常使用的快捷鍵,以及我工具列目前的設定。如果你很常需要使用到 Keynote,建議花點時間熟悉這些快捷鍵,會提升你很多製作簡報的效率。

  • 複製:cmd ⌘ + C / 按住 alt + 拖曳物件
  • 貼上:cmd ⌘ + V
  • 複製格式:cmd ⌘ + option ⌥ + C
  • 貼上格式:cmd ⌘ + option ⌥ + V
  • 群組:cmd ⌘ + option ⌥ + G
  • 解散群組:cmd ⌘ + option ⌥ + shift ⇧ + G
  • 字體:cmd ⌘ + T
  • 顏色:cmd ⌘ + shift ⇧ + C
  • 旋轉:按住 cmd ⌘+ 拖曳物件
Keynote-工具列

相關資源

感謝大家願意看到這邊,以上資訊其實都是我從各個管道的資源學習而來。如果想了解更多簡報相關的資訊,大家可以再去參考看看以下的資源,相信可以得到更多深入且專業的資訊。最後,希望這篇文章對大家多少有些幫助,也祝大家之後每場簡報都能順利達到目的!

學習資源

工具素材

文章授權(創用CC授權)
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