時間管理 |如何做好時間管理?關於效率的秘密

時間管理 |如何做好時間管理?關於效率的秘密

你是否一整天結束後發現今天什麼都沒有做?或是窮忙完才發現自己離目標沒有更近一步?那是因為你可能沒有妥善做好時間管理!到底增加工作效率有什麼秘訣?

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你是否也有這樣的經歷,一整天結束後發現今天什麼都沒有做?或是窮忙完才發現自己離目標沒有更近一步?其實不是工作做不完,而是你沒有妥善做好時間管理。

時間管理是人生中最重要的課程,好的時間管理可以讓你達到更高的成就,過一個更充實的人生。很多大企業每年都花了幾百萬的資金,期望員工在時間管理上能更上一層樓。但其實,你只要緊抓以下的幾個訣竅,你也可以好好在有限的時間內,讓工作價值最大化。

運用80/20法則

想要做好時間管理,第一步就是要理解80/20法則。80/20法則,又稱為帕雷托法則,現已廣泛應用在經濟學等問題上。而這個法則同樣也能運用在時間管理上。

簡單來說,這個法則意指80%的成果是由20%的投入產生的。每一個工作的價值都不同,你應該把時間花在那些更重要、更有價值的事。嘗試在做每一個工作前,先問自己:

1. 這個工作對你以及你的團隊來說重要嗎?

2. 這件事情是必須做的嗎?

我們往往把時間花費在追逐無數個無關緊要的目標上,而其實80%的事情都是沒有那麼重要的,包括一些重複性的工作。建議在做一件事情之前,先衡量事情的重要性與價值性,他們是屬於“80%”較不重要的事情,還是“20%”能提供最高價值的事情,再將時間合理的運用與分配。

你可以花一個禮拜按每小時好好紀錄你的日常作息,看看一整個禮拜中你花了多少時間在80%不重要的事上。

找到你的愛因斯坦窗戶

 

每個人一天中都有一段時間腦力會處於最顛峰的狀態,稱之為「愛因斯坦窗戶」(Einstein Window)。大部分人每天大概會有二到四小時這樣的時間,可以將困難的挑戰當成有趣的益智題目。而這段時間應把精力放在那“20%”的事情上!這段時間中你應該要全神貫注,遠離所有會讓你分心的事情。

1.學會說“不”!
對沒有那麼重要的事情說不,對於娛樂性質卻不會為你帶來價值的事情說“不”。

2.找一個安靜的場所
辦公室有時候不一定是最好的辦公場所,太多喧鬧的聊天聲、電話聲,所以如果可以,你可以遠離喧鬧,找一個安靜的地方好好工作。

3.關掉手機
手機以及那些常常發送通知的app都會是一個干擾,可以把手機調成靜音。

放置請勿打擾的牌子

當你處於最顛峰工作期的時候,你應該試著告訴身邊的人不要打擾你工作。很多公司會採用在辦公桌上放置顏色的牌子。

  • 紅色牌子:代表你非常忙碌,除非有非常重要的事情,否則不要打擾
  • 黃色牌子:代表你很忙,盡量不要來打擾,拒絕同事來社交
  • 綠色牌子:代表你完成了大部分的事情,手上沒有什麼急需完成的案子

如果公司有在使用電子日曆的話,你也可以在上面註明。

智能管理你的工作

一些沒有那麼重要,屬於“80%”的工作,你可以考慮將他們智能管理,或是外包出去。智能管理包括把原本繁瑣的工作用更智慧化、自動化、通常電子化的方式完成,比如說用Excel表帶入公式自動演算。

而你也可以考慮將一些不那麼重要的事情外包給專業的團隊去完成,而讓公司專注於真正重要的核心事務上。現在有許多線上外包的網站,可以幫助你找到專業、優質的外包團隊。

想要提升效率,你也可以測測你的生產力風格,看看什麼樣的環境與方式最適合你。

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