【愛酷經驗談】以「專案管理」透視「夢時代:愛sharing」活動

【愛酷經驗談】以「專案管理」透視「夢時代:愛sharing」活動

 

「行銷企劃部」可視為愛酷對外、對客戶的一線窗口。

一件專案通常先經由業務人員帶入公司,隨後行銷企劃部做「初步處理」:企劃人員將聯繫客戶,與之溝通專案企劃如何進行呈現;爾後再根據客戶的需求,由負責人和公司其他部門進行協調與合作。

行銷企劃部之於愛酷便如同「舵」一般,能決定一件專案執行的「大方向」,譬如預期達成怎樣的目標、要如何達成、仰賴什麼策略來達成、為達成所需耗費的人力資源……等等均需細細安排、計畫清楚,才能在之後和其他部門合作時暢通無阻,讓專案正式實行。

而這次和我們分享專案經歷的,便是來自行銷企劃部的林家暄。家暄在行銷企劃部擔任的是「行銷企劃」一職,主要工作即根據客戶其不同的需求進行規劃,以求以最有效率的方式達成客戶的需求。客戶的想法有時是十分「天馬行空」、概念化的,而「行銷企劃」便是要參照過去處裡過的專案經驗讓概念化的想法能夠轉化為實。

「其實就是一個案子的主要負責人,」對於她的職位,家暄以一句話概括,「我覺得『負責人』需要具備領導者氣質,而做『專案』則同時要心思細膩且有建構能力,才能將發散的想法彙整起來。所以『專案負責人』需要比較全面,既要能掌專案的走向且顧全大局,也要能夠安排非常細節的東西。如此才能讓自己部署的『大方向』完整落實。」當問及做專案管理該具備的特質時,家暄這樣告訴我們。

 

解析「夢時代」,專案如何具體運行?

「夢時代前陣子因為有活動需求,舉辦『愛Sharing』的活動。消費者透過拍照、將圖片上傳至夢時代的『line@』(專屬帳號)上,即可透過照片進行集點活動。」經由愛酷提供的「圖像辨識」功能進行集點、兌換禮物。除了希望入場人數因活動增加之外,亦希望藉機提升商家買氣。

「客戶(統一夢時代)希望透過比較有科技感也比較有趣的方式和消費者進行互動,讓人潮進來的同時不但可以提升買氣,也能有很好的品牌經營效果。」

當問起「夢時代」細節內容時,家暄告訴我們,「這次的專案客戶對活動已經有很具體的想像了,主要賣點即是以『圖片辨識進行集點』,也因此對愛酷來說在操作上會顯得非常『直觀』。」對於這般已提出具體想法的客戶,愛酷所側重的便不再是「安排」,而是對這樣確有可行性的想法進行「收斂」,並將之實現即可。

同夢時代方達成專案的共識之後,家瑄便開始一系列任務諸如:集點用規章流程、聯繫不同部門實際化其想法為現實,聯繫設計部進行「圖像icon」的繪製、和研發部測試上線等等。也因此專案較直覺、操作起來相對容易,前後約花費2週左右便設計完成。

「夢時代的專案走期約為5個禮拜,和平均專案走期2~3週相比雖說不短,但也相對容易得多,」家瑄說:「不同的專案都會有不同的需求與狀況,所以清楚把握每個專案所重視的目標、期望達成的效益是非常重要的。」

 

不受限於框架,和客戶合作助彼此成長

「如同上面提到的,這次專案主要是推廣『愛sharing』,以期能藉由活動提升品牌形象、並增加買氣,如此我們的KPI(關鍵績效指標)即可透過『參與人數』衡量。」客戶所設定的目標相對容易執行,沒有「轉換率」的要求、也未提出進行其他推廣活動的期望;因此在夢時代專案中,「以客戶的目標為目標」便是在執行上首要考量的因素。

而當被問及是否還會想將專案擴展更多、規劃得更完整時,家暄笑說:「如果有機會能夠負責這個案子的一整套規劃,包括線上線下的廣告投放以及活動規則等等。」

雖然此次專案較易上手,長時間的走期下家暄仍會對客戶進行每週的數據回報。透過定期向客戶回報數據並進行簡易的分析,讓客戶能實際看到此活動的動態變化,而非僅是活動結束後的結案報告書。「這也是讓他們(客戶)能掌握活動走向。以後客戶如果還有類似的推廣活動的話,便有經驗知道怎麼做了。」

不同於大多數人對專案的看法只是「完成後便結案」,家暄認為,如果能夠交流一些專業面向的知識還有應用,在個案中亦能幫助客戶、進而彼此成長,這便是專案管理有趣之處。

 

各安其位:運行一項專案,各部門缺一不可

在夢時代的專案中,「icon」的設計便是由行銷企劃部先和客戶溝通、繪製草圖,再由設計部將完整的設計概念進行實踐;而「愛‧sharing」在Line上的使用介面,也是由家暄先起草基本輪廓,再交由研發部深造、將整體介面產出。

整個過程如此下來,跨部門的溝通及協調實是執行專案時必經之路。然而,專案負責人在和研發及設計部門合作時,面對專業知識上的溝通是否會有困難?

「肯定會有!」家暄說,「研發、設計、行銷,不同部門各有自己的擅長之處,所以一定會有專業上的差距,誰之於誰都是一樣,但我希望的是這些差距能夠在每一次的合作與交流中慢慢被縮短補齊。」她說,「像與研發部溝通時,只要邊工作邊聽、邊學習,就也能讓自己邏輯更通、思緒也更加清晰!」

「專案管理」這項工作,之於家暄來說就像人的「腦」,在構思專案時必須要有明確的想法、完整的藍圖、實際的執行方式,才能夠讓活動順利地走下去。而如何協調各部門的同仁在自己的專業上發揮所長,往往亦是必不可少的環節,「其實就是術業有專攻,所以行銷企劃人員如果能將想法表達得越清晰,研發與設計部門的人就越能將想像化為現實。」

各部門間相伴相長、缺一不可,此次活動便是最好的呈現。

「盡善盡美地構思專案並執行,在我看來是作為一位專案管理者必須要做到的事情。」家暄與我們分享:「永遠不要害怕問問題,多學多看,這樣在工作的同時也能逐漸具備更多不同面向的能力。」

以「專案管理」的角度透視夢時代「愛‧sharing」活動,家暄讓我們看見了更多愛酷所為,也讓我們了解了一位專案負責人,對於自己的期望與堅持。

 

 

/日期:2019.02.01

/作者:宋權修、周儒婷

文章授權(創用CC授權)
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