想提升工作效率? 讓WorkDo用這3點告訴你,為什麼溝通必須「公私分明」

想提升工作效率? 讓WorkDo用這3點告訴你,為什麼溝通必須「公私分明」

Facebook、LINE、WeChat、WhatsApp 等通訊軟體盛行,讓溝通聯繫變得更為便利,而多數工作都必須進行人與人之間的協作、團隊與團隊之間的協作溝通。但你知道嗎,若將聯絡感情的社交型通訊軟體應用在工作上,反而可能成為一場災難!以下就讓 WorkDo 告訴你,為什麼不該用通訊軟體溝通討論工作。

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一、工作與私人群組不分 增加管理困難
一有新專案或新議題就要被加進新群組,有時還得加不熟的長官同事好友,工作群組與私人群組全都混雜在一起,不只管理困難、甚至可能會錯失工作交辦等重要訊息,更別提還有超尷尬的錯頻狀況。

二、訊息檔案查找保存不易 查找耗時
一般通訊軟體對話紀錄不易保存,檔案、照片容易淹沒在對話中,不僅查找費時,一段時間過後還會失效無法存取,且無法做到任務交辦和進度追蹤。

三、功能單一不敷使用 工作效率低落
因即時性與便利性高,讓不少人選擇將近年盛行的通訊軟體運用於工作溝通,但通訊軟體以群組對話為主,群組中無法再依據議題或任務一一細分,而發散的對話訊息也難以彙整脈絡與總結,反而造成團隊協作效率低落。

綜觀以上,無論從功能性、實用性與資安角度看來,通訊軟體都非商務溝通首選,甚至可能是工作效率低落的主因。隨著工作型態改變,行動辦公與雲端化管理需求攀升,不同部門與專案間的溝通協作頻率漸增,WorkDo 認為,不只員工要有能夠專注於工作溝通、順暢討論與協作的專屬協作平台,企業也需要一個能即時溝通協作、安全分享訊息與檔案且針對企業使用開發的企業通訊軟體,才能真正提升工作效率與企業競爭力。

因此,WorkDo 結合企業協作與人事管理,打造出有  WEB 與 Mobile 介面的跨平台 All-in-One 企業協作軟體,只要透過手機 APP 或是電腦 WEB 登入並建立新公司或加入已建立的公司,之後就可依不同部門或不同專案議題另建主題群組,新成員的邀請權限也可以依群組屬性設定為僅特定管理者才能邀請,確實防堵公務資料洩漏。

 
▲除基本聊天對話功能之外,透過任務能夠有效簡化工作指派流程,此外WorkDo 還加入了告示牆、筆記、投票等工作中常用的功能,力求打造最符合工作情境的 All-in-One 企業協作平台。(圖/翻攝自 WorkDo)

透過 WorkDo 任務、活動、投票、人事、休假、打卡、簽核等多項協作與人事管理工具,能夠更有效率的完成工作分配、進度追蹤、重要公告佈達、安排會議、共享檔案,不只為企業通訊協作提升效率,也將 HR 最頭痛的人事管理化繁為簡。在資訊安全部分,WorkDo 採用了包含資料傳輸加密、異地備援機制、專人即時監控軟硬體等具備國際認證之全球雲端專業服務企業同等規格的儲存服務,讓企業提升競爭力同時確保資訊安全。

 
▲透過「投票功能可快速決策公司事務,除了可自訂要知會的成員名單,成員讀取狀況也一目了然,一鍵即可發送提醒,無須再費時一一提醒。(圖/翻攝自 WorkDo)

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▲WorkDo提供跨平台與跨裝置服務。(圖/WorkDo 提供)

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