那一年的3月初,我任職的公司投資了一家旅行社,因為剛開業沒有知名度和宣傳,因此很需要媒體打頭陣來做曝光。公司投資了一筆行銷預算,推出比市價低廉近7成的促銷旅遊方案,就當作是投資行銷費用一般的流血降價,行程中還加入了當時最流行的「網紅外拍」單元。不論在產品的包裝和價格上,我們都很有信心,於是規劃了盛大的記者招待會,要宣布開幕並主打行程。不料,在一切都準備就緒的記者會前3天,電視上傳來了馬來西亞航空失蹤的消息,到底是墜機還是消失?所有的焦點都關注在馬航的新聞上,也造成了人們對旅遊搭飛機的恐慌。

離記者會只剩3天卻發生這樣的事,原本開開心心的上市活動,立刻變成了必須危機處理的個案。我們必須立刻決定,記者會還要不要開,所有已經通知的媒體、飯店、表演和一切的施工廠商,都要立刻停擺。全盤的思考過後,我給老闆打了一通電話:「馬航墜機,在這個時間點我們不能做宣傳了,因為不會有版面,也會有負面觀感的問題,因此我建議立刻取消記者會的計畫。」老闆在我的分析之後同意了這個決定,於是我便開始著手後續所有的變動。

危機是沒辦法預估的,但是你可以做的就是繼續預備。這件事情的發生並不是我們可以預料的,但是危機來了是沒有時間讓你傷心的,「處理」是當下最重要的事,我們所能做的就是將損失降到最低。於是開始了聯繫飯店停辦、聯繫記者取消活動、聯繫所有的廠商取消一切原訂的施工。當時也有人問我,「有必要做這麼大的變動嗎?媒體會有其他的記者可以支援吧?」說真的這是一個不容易的決定,但是遇到危機的當下,我們必須要立刻冷靜地做幾件事情的評估。

一,原本辦活動的目的是什麼?想要得到什麼結果?

1.要讓媒體記者來參加,希望獲得新聞大篇幅的曝光。

2.要推廣新上市的旅行社,讓更多人知道並且產生消費動機。

3.想讓人覺得這是個創新並且體貼的品牌。

二,若我們依舊選擇硬上,會造成什麼結果?

1.大部分記者都不會來,因為全都去追重大新聞,場子大人卻少,長官和來賓們都尷尬。

2.版面被大新聞佔得滿滿,就算有機會擠進去秒數也會非常的少,講不到重點。

3.別人正在國難悲傷,而你在歡笑要去旅遊,只會被討厭且覺得你超級冷血。

因此,把所有原訂要支出的費用全數控制下來,然後呢?就不宣傳了嗎?當然不行。一般而言,一個重大社會案件大約會佔新聞媒體1~2周的時間,孰不知禍不單行,馬航下片又來了一個太陽花學運,當時企業公關們幾乎都叫苦連天,記得那段時間有個人力銀行公關還是鼓起勇氣地召開了活動記者會,但是很不幸地「現場空棚」。

眼看著離銷售截止和旅行出發日期越來越近,我決定要來開一場不花大錢的造勢活動。場地就選擇媒體林立的內湖週邊的公園。對所有的媒體發出了記者會邀請函後,我帶著2個網紅模特兒,1個攝影師,1張品牌的Logo手板,一台DV和腳架,我們驅車來到了記者會的現場,沒有燈光音響舞台或麥克風,迎接我們的是一片綠油油的草地,以及空無一人的公園。

這樣的結果,其實我們是料想的到的,因為他們都卡在立法院的太陽花學運門口,大概不會來了。但縱使如此,依舊按照原定計畫,主持流程,介紹活動,並用DV在旁側錄著我們沒有觀眾的表演,攝影師則是拍攝著模特兒在草地上享受大自然的外拍情境。準備收拾道具走人的時候,我接到了一通陌生的電話,是XX報記者:「喂,我是XX日報的xxx,剛從學運現場逃出來,你們結束了嗎?我想來拍點令人比較舒服的新聞…」於是這場荒謬又寂寥的記者會,我們只專心接待了一個記者,也因為什麼裝潢布置都沒有,所以能拍攝的畫面,就是我們僅有的那張LOGO手板和兩個模特兒。

隔天的早報,居然得到了該報半版的曝光,斗大的品牌字和兩個模特兒,就高掛在那沉重的其他新聞旁邊。這個大篇幅的曝光,也意外帶動了其他電子媒體的關注,我在隔天的早晨陸續接到了8個電視新聞台打來,表示要來追這條新聞,而我們早有預備好DV的畫面,裡面充滿了模特兒的訪談和影像,可以直接讓記者們把影片Copy回去剪輯。就這樣,一場只花了不到3千元的活動,換來了一個報紙半版,8家電視新聞專題式的曝光,我們開始鋪天蓋地地透過新聞影片做網路曝光的宣傳,很順利地將產品售完,也宣傳到了新上市的旅行社。

如果你叫我再做一次同樣的事情,我不覺得一定能同樣的幸運,但在這事上,我想有幾個動作是做對了:

一,深入了解市場動態、觀感:迅速地做出判斷,將損失降到最低。

二,不要有太大的得失心:用有限的資源努力去預備,並將內容紀錄下來做預備。

三,不要投資太多錢:辦活動投的錢越大,如果成效不好心理的挫敗就越深,所以不要給自己太多預算去處理事情,沒有大錢才會動腦筋,有錢就不會動腦。

對於每一個業務、行銷、公關,或任何職場工作者而言,精準地對焦公司所要去的方向,設定目標,然後邊做邊修,越走路會越通。我們只能將所有該準備的事情都預備好,忍耐、等候、不要輕易放棄,「峰迴路會轉,機會會留給有準備的人。