來自新創實習招募負責人的吶喊:同學,申請時千萬別把手中的好牌打掉啊!

來自新創實習招募負責人的吶喊:同學,申請時千萬別把手中的好牌打掉啊!

以往在大學時代與實習時協辦或主辦過幾次實習招募,因此在目前現任公司雖然不是 HR,但共同創辦人覺得我有相關經驗,所以跟我一起主辦過一次暑期實習招募計畫,近期又開始舉辦寒假招募了。(新創團隊真的一個人要當五個人用 XD)

身為實習計畫招募負責人,在負責兩次實習生招募,看完超過 400 封履歷、協助或直接面試超過 60人,帶完實習生後,因為角色的轉換,讓我更加驚覺原來我當年在申請實習,甚至面試時竟然沒有發現如此多的細節,喪失了很多機會也犯了許多蠢。

因此想大聲吶喊:同學,你知道你自己把自己手上的好牌都打掉了嗎?(搖頭嘆息兼扼腕中。)

(本篇文章由於篇幅過長,因此會分成上下兩篇。是否能錄取實習其實有太多因素的影響,因此比起分享如何去做就能得到實習,更想強調的是如何去看待申請實習這件事情。此篇上篇我會主要分享的是關於心態上與開始申請後,撰寫履歷、投遞申請的注意事項,而下篇則會主要講面試時注意的事項。) 

本文五大重點

  • ✍? 為什麼寫這篇文章與誰適合看這篇文章?

  • ? 新創公司為什麼招募實習生?

  • ? 申請實習前的每一個過程其實都要展現你已經準備好了!

  • ? 申請資料是你的最佳自我推薦信,要讓它為你代言。

  • ❓ 如果很想申請實習的公司,這次沒有開出相關職缺怎麼辦?

 

✍? 為什麼寫這篇文章與誰適合看這篇文章?

過往也申請過數次新創團隊實習、當過幾次實習生,因此知道當初自己是多麼渴望能得到實習機會、在準備的過程中多麼煎熬、投遞申請沒有回音、面試失敗時又有多麼難過,也是在不斷犯錯的過程中學習。有蠻多事因為經驗或年齡侷限當初不懂,也沒有注意到,所以真的非常希望接下來的分享自己以前就能知道,或是看到相關經驗分享啊!

身為實習招募計畫負責人,同時也是由實習生轉正的正職,在看到形形色色的申請資料與面試表現後,其實替有些申請者覺得惋惜的同時,也發現在舉辦招募過程中,一直出現一些覺得很奇耙、對於申請者來說是可以提前避免犯錯的情形。

這篇文章由於自身經驗限制,因此適合過往沒有太多相關實習經驗,正要申請或是考慮申請「新創公司實習」,尤其是所申請的公司真的非常年輕(大約成立 5 年以下)的人看。

然而每家公司的團隊文化與重視的成員特質與能力要求的確有所不同,因此本篇會有個人角度侷限,請多包涵見諒,但我會試著把它寫的更適合所有要申請新創團隊實習的學生。

? 新創公司為什麼招募實習生?

首先,開始講實習申請到面試過程中可能犯蠢的地方之前,想先來講講新創公司為何招募實習生。

其實就是很簡單的三個字:缺人才。

別說這好像廢話,真的是缺人才啊!不管是正在萌芽中或是快速成長的新創團隊,一開始的元老團隊成員大多可能是創辦人身旁非常熟識的朋友、大學同學 / 學長姐弟妹、過往戰友等等,因為彼此理念相同、也共事過不久時間,知道彼此工作模式與信任對方能力,因此很放心將這些人才延攬進團隊裡面共同創業打拼。

但當公司逐步成長後,工作永遠沒有做完的一天,每一天都在解決許多沒有遇過的問題(汗),也因此需要更多除了元老成員之外的人手加入。而對於新創團隊來說,最重要的其實是在有限的時間內創造最大的價值,也因此很多新創團隊特別重視彼此之間的信任、價值觀的契合與人才的招募。

畢竟如果在新創團隊一開始發揮能量往前拼的過程中,一但找錯人、或是找進來的人沒有辦法跟原有團隊有足夠的默契可以一起工作,對於人手不多、資源不多或是時間很寶貴的新創團隊來說,要去處理溝通這些協作上的問題,或是團隊成員間默契的問題,都是一件非常耗費心力又吃力不討好的事情啊!

比起相親結婚,我們先好好談個戀愛吧(?)

 

為了能保證招募進來的人未來能夠與團隊共事順利,在缺人手非常需要幫手的情況之下,除了從現有成員內推周圍適合的人選之外,其實會非常審慎看重實習生招募。

用一個不那麼精準的比喻來說,直接招募完全不認識的正職一起工作,就像是相親結婚一樣。只憑見了幾次面,談過幾次話之後,就要開始一起磨合工作,的確需要相對長的時間才能了解彼此,而且也不知道到底跟這個人共度一生是不是件正確的事(?),因此對於新創團隊來說風險的確有點大。而招募實習生一起工作,其實是一段像談戀愛一樣,是一段我們可以開始磨合、慢慢了解彼此的過程。

為什麼呢?因為實習生相對來說即使彼此共事不適合、或是實習過程中沒有認真看待實習讓我們很困擾,但因為實習有期限在,所以可以讓彼此好聚好散或是即時停損。(雖說正職也有所謂的試用期,但對能量還不夠的新創來說,有時候是很難去界定試用期達標與否。)

在這段實習過程中,可以互相考量對方是否是自己心目中的神隊友,是否可以在讓實習生成就自己的同時,也能跟團隊一起站在第一線解決問題、開創更多專案或是完成很多從未完成過的事情,能不能真的成為夥伴與戰友真的非常重要啊。(以我目前所任職的公司來說,更喜歡從已經跟我們共事磨合一段時間,已經有足夠默契、清楚知道對方能力的實習生中,找出適合與團隊共同前進的人轉為正職。公司內加上我目前已有 7 位成員都是如此 XD)

為了保證選進來的實習生或是正職都能跟團隊共同成長,許多新創團隊的創辦人或是 CEO 會直接參與面談。甚至許多團隊的 HR 就是老闆本人,老闆可是會看到你在申請實習過程中所做的所有事情,切記!

對於實習生的能力要求一定會有期待(畢竟是希望進來之後可以直接一起共同工作的,甚至是當作未來的正職的眼光來看待。)但也能理解學界與業界一定有落差,許多東西一定是在進入業界後才會更加熟練。實習生或許一開始能力不一定面面俱到,但最初步的一定是你能夠證明你有某方面的特長並具有足夠的潛力。而這個潛力指的是什麼呢?

指的是即使你可能沒有業界相關經驗(有的話一定是大加分),但是你是否具有執行力(或是有些人常說的即戰力。)與自己解決問題的能力,能夠自我快速學習成長,能夠在工作中替自己也替公司發揮最大的價值。

當然除了能力的潛力可以看得出來之外,其實連在申請過程中都能看出你是否有潛力、是否有足夠能力能注意各項細節或是表現出你真的有決心並且做好準備了。

好了,有了以上前提之後,就能來聊聊申請實習過程中容易忽視的小細節!

?申請實習的每一個過程都要展現你已經準備好了

並不是只有面試時,你要充分準備,而是申請實習甚至申請實習前的每・一・個・過程都要展現你已經準備好了!而這個準備好了,又可以表現在以下的幾種情況:

讀懂實習招募文章

通常招募實習時,新創團隊一定會寫出招募文,裡面基本上會包含工作內容、技能 / 能力 / 特質需求、薪水、實習期間、福利以及招募期間、截止日期、申請方式等等。

招募公司在準備招募文時所寫出的能力需求,通常就代表他們非常重視那項能力(也表示他們非常缺某方面的人才),而你在準備時就可以特別對於這間公司所要求的能力準備履歷,證明自己符合這項能力。

假如在能力需求中有說到加分項目可能有懂 SEO 基本觀念之類的,這時候你在準備自己履歷時,如果有他們所提到的某些能力與技能需求,其實可以重點標示出來,替自己加分。(尤其是看起來福利很好的實習機會,想申請的人絕對不止你一個,甚至是上百人。要如何讓自己在這麼多人之中凸顯出來,是需要好好思考的!)

除此之外,一定要讀好申請方式或是截止日期。讀懂申請方式包括理解招募會經過哪些流程、需要繳交怎樣的資料、符合怎樣的格式或是透過怎樣的方式投遞申請等等。

有時候一篇招募文章通常會在多個平台上發出,最終收件方式可能是將申請資料統一寄到某個公司專用的徵才信箱。(像是透過 Blink 實習資訊佈告欄徵才,最終申請方式特別標明請寄到 hr@xxx.com 之類的。)

這時候你如果沒有看好申請方式,直接通過平台方寄送,而不是照著要求寄到規定的徵才信箱。你覺得你的申請資料,有機會被看到嗎?

讀懂招募文章雖然聽起來好像是件非常基本的事情,但沒有讀懂招募文章,看好申請方式,其實都是在替自己降低錄取實習的機會!切記! 

積極尋求反饋與提問,是建立在「充分了解」的前提上

 

 

我在自己過往的經歷,《一個普通人從兩百人闖到最後四人的實習面試故事》中有說到面試時或是面試前都可以積極尋求反饋與提問,但這其實是建立在你已經充分了解公司、完全理解招募流程與內容或是已經 Google 完所有自己可以查詢到的資料的前提上。

之前曾經看過有些申請者,似乎是太心急沒有仔細閱讀招募文章的能力需求與申請方式等等。明明招募文章裡已經詳細寫清楚能力需求或是技能需求,卻直接私訊公司粉專或寄信至求職信箱詢問:「請問這次實習有能力需求嗎?」

這時候公司方一定覺得非常莫名其妙,而且馬上顯現出申請者沒有做足準備,連招募文章都沒有仔細看的缺點,積極提問真的不是這樣用的!

除此之外,也曾發生過公司方在申請方式裡面已經清楚說明了:先投遞申請資料,之後經過審核會通知進入下一階段面試的說明。

然而卻出現申請者直接私訊公司粉專或是寄信,只給了一句話:「我有意願想要實習,請問可以在 xx 時間直接到公司面議嗎?」(甚至連時間都自己先給了……)

這時候不管是老闆或是負責人看到這樣的情況,一定是滿頭黑人問號。不僅沒有看好申請方式,照著申請方式走,也沒有告知你是誰、你的能力是什麼,甚至連履歷也沒附上,為什麼公司方要讓你面議呢?

這些情況之下,公司方一定會將申請者大扣分。即使後來申請者真的照著申請方式寄送資料,也已經被列入黑名單了啊(搖頭嘆息)。

請千萬記得,積極提問與尋求反饋一定是建立在你已經充分了解給出的資訊或是你已經查完了所有資料的前提之下,才能替自己加分啊! 

? 申請資料是你的最佳自我推薦信,要讓它為你代言。

在讀懂實習招募文章,也確定自己能力符合想要申請實習,開始準備申請資料時,要記住這些申請資料是你的最佳自我推薦信,一定要讓它發揮最大的功能。

申請資料可能包括最基本的三項:履歷、作品集與 Cover Letter(或是說 求職信)。(有些人可能還會附上推薦信、競賽證明等等) 

替自己的履歷呈現專業度

過往也有許多人分享過如何撰寫一份好的履歷,自己也受益良多,因此在就不贅述,只想分享四點可以特別注意的地方。

  • 替履歷找個適合的外衣

雖然不是人人都是設計系,但要記得你的履歷就是你的化身,你想要人家怎樣看你這個人,就要好好替自己的履歷找個適合自己的外衣。尤其是申請充滿新鮮挑戰的新創實習時,千萬不要用傳統人力網站的制式履歷。(看了真的很害怕。)

現在也有蠻多履歷排版的網站與類似的設計資源可以參考,例如 Cake Resume、Blink 等等,假如自己不太會撰寫履歷的話,可以多看看並研究別人怎麼寫、怎麼排版,進行調整。

(截圖自 Cake Reume 官網)

 

  • 不要用奇怪的大頭照

雖然履歷上到底要不要大頭照,其實對於每個產業的要求都不同,有些產業可能不附上較能呈現專業度。

假如在履歷上要放上大頭照的話,「千萬不要是自拍照、很遠的風景照或是修圖過度的大頭貼」。過往也有看過申請者拿了年代久遠的照片或是像是用 B612 作成的可愛大頭貼照,這其實看起來真的蠻不專業的……(然而也有少數的例外是你的這張特別的大頭照,與你底下相關經歷或特質相契合,非常能代表你而且別人也能理解的話,的確是發揮創意的地方。)

附上大頭照的理由是讓公司方至少對你有印象,真的進到面試階段可以把申請者跟本人連結起來。要想想在超過百人申請實習的情況下,要怎麼被觀感良好的記住其實很重要,因此一張臉部清晰,比較近期且不會太過嚴肅,能展現特質充滿自信與笑容的照片可能會是比較好的選擇。

  • 保持簡潔與重點

撰寫履歷不是在寫作文,或是鉅細彌遺的把自己的人生每一個階段都寫出來。假如不是真的自傳中提到的某些點,是可以與你後來的經歷與特質相互應證的話,其實真的不用寫出類似:「我叫王小明,生長在卡加布列島,家中有爸爸、媽媽、妹妹還有我最愛的寵物小白,我的興趣是….小學時…國中時…高中時…大學時…,我很有毅力、很熱愛學習……」這樣冗長交代人生也沒有實際例證的自傳。

除非這之中的真的有能證明自己特質與能力的地方,才可以特別寫出。例如王小明從小開始就對於拆包裝這件事情真的特別有興趣,即使外面沒有人在教授拆包裝這件事情,但還是努力自學,最後參加拆包裝大賽終於成為世界冠軍之類的。(相信審查履歷的人看到這裏就能知道王小明是個有毅力,會主動學習且最終能有成果的人。)

在時間有限的情況下,面試官假如收到 200 多份申請資料,即使每一份都認真看,平均每份能看的時間一定不多。要怎麼在這麼短的時間內,濃縮你的重要經歷、讓面試官記住你,甚至是進一步讓你進入面試階段是非常重要的。

因此要寫自我介紹的話,請盡量簡短的列出你擅長的領域、過往重要經歷與技能之間的連結等等。利用引言式的寫法吸引面試官去看你下面所列出的經歷與技能。

  • 展現你的專業度與證明自己的能力

在呈現過往經歷時,最好是列點式的寫出做過什麼事情,完成怎樣的專案與帶來的效益。如果只單純寫下做過什麼事情,但沒有實際效益,其實對於十分重視申請者能力的新創公司來說,很難去評斷你做的事情到底有沒有成果。

例如寫下:「在陽泉酒家擔任特級廚師,期間重現出 12 種已經失傳的料理,為餐廳帶了 4 倍的人潮與 50% 的收益成長等等。」一定比起你只寫「在陽泉酒家擔任特級廚師,學到很多大展廚藝。」還要更好,且更能讓人相信你的能力。

除此之外,不管是列出過往實習經歷或是社團經歷,一定是最新且最重要的經歷放在前面,讓人一眼就可以看見。如果非必要,真的不要連高中、國中甚至是小學經歷都放進來。將所有經歷不經挑選的放入,可能會令人猜想你是不是後來都沒做過什麼其他的事情,所以才只能放小學的經歷。

履歷是為了讓人能夠一眼就知道你的經歷與過往能力證明,因此保持簡潔與突出自己的獨特性、專業度非常重要。

清楚整理並且列出特點,讓作品集真的能替你加分!

 

(截圖至 Behance 官網)

 

不同科系或是不同職缺要求的作品集都不一樣,在準備作品集上並沒有什麼唯一標準或正確答案。

但準備作品集時,除了平常累積整理之外,也要記得附在履歷上或是寄出時,要替審查的人或是自己多想一想,什麼樣的情況能讓對方對你有印象且加分。最好的情況是將你想特別介紹的每個作品簡單標出,並寫下這個是什麼、為何而做以及最終有什麼效益等等,讓人一目瞭然。

千萬不要直接把作品集 Google Drive 分享給公司方,卻沒有告知哪些是你希望公司方特別注意的作品。如果只是單純把一堆未經過整理的作品丟給公司方,相信在審查履歷的人一定很快就迷失在你分享的檔案之中,不知該何去何從啊……

許多申請設計類職缺的同學會用 issuu 或是 behance 建立線上作品的網站分享自己所整理的作品集,版面清楚又簡潔,整理起來像是自己的專屬小雜誌,其實是個蠻不錯的選擇。

如果是軟體開發類職缺,也不要只丟個 Github 帳號而已,最好還是列出你特別想要公司方看的專案,簡單介紹並附上相關專案連結。

而行銷、活動企劃或文字編輯類型職缺,其實也是同理,除了直接丟企劃書、過往文章之外,可以在履歷內整理個簡略大綱,突顯重點讓審查者明白到底哪些是最值得去看的作品,讓你的作品集真正能替你加分。 

就差臨門一腳了,你的 Cover Letter 真的非常重要!

辛辛苦苦寫完履歷,整理完作品集之後,一定很興奮的想要在實習申請截止日期前繳交你的申請資料。但是一切還沒結束,在繳交申請資料前,請記得你還有一封寄出申請資料的 Cover Letter (求職信)要寫!

雖然實習申請可能不用到非常正式的求職信,但試想如果你只是寫完標題、附上履歷與作品集,內文一片空白就直接寄到徵才信箱,假如 HR 每天都要看超過上百封的信件,你的申請資料真的會被看到甚至點開嗎?

千萬別忘記這封飽含你所有心血與申請資料的求職信,其實也是非常重要的!比較好的作法可能是簡易的說下你是誰,就讀什麼學校、有什麼能力或過往經歷讓你認為你可能符合這次招募的需求,接下來就可以附上你的申請資料請公司方審查。

在這裡還有一個小細節得注意,那就是要記得附上附件啊!別說這不是基本常識嗎?過往還真的曾看過有些申請者都已經非常認真寫好求職信,結果竟然沒附上附件,然後自己也沒發現……這真的是叫天天不應,叫地地不靈的窘境了。

有些好一點的公司方可能會提醒申請者記得補上,但 HR 真的沒有時間與義務去提醒你補交啊!都已經辛辛苦苦準備好申請資料了,千萬別在小地方上犯蠢!

最後,還有要提的一點是:記得好好幫你附上的申請資料取名。許多人可能更改多次履歷版本或其他申請資料後,就急著寄出,卻忘記修改自己的履歷名稱,甚至連自己的名字都沒有附上。

所以有段時間我跟公司創辦人的電腦裡,都充滿著各式各樣不同檔案格式寫著:履歷 1.pdf、履歷(NEW).word、履歷(2).jpg、未命名.png、甚至還有名字上寫著別的公司名字的履歷…….這其實看起來很不專業。

請記得,公司方收到的絕對不只你一封履歷而已,而是會收到排山倒海而來的眾多履歷,別讓公司方迷失在履歷海之中!如果不知道怎麼命名的話,其實簡單的寫個王小明_履歷、王小明_作品集,都比什麼都沒寫還好。

同時為了避免你準備的資料跑版,除了用一些網站連結提供申請資料之外,其實將申請資料統一轉檔成 PDF 是比較好的作法,能避免公司方打不開你原本準備好的資料。

雖然不一定每個公司都看重求職信,但如果你能多做好一點,一定能更令人印象深刻。都已經走到最後一步了,千萬別在最後時刻功虧一簣。寄出申請前記得好好檢查自己的求職信與所有申請資料。

請記得你的申請資料就代表著你,每一個細節都不能疏忽。雖然很多事情非常瑣碎,但如果你都注意到這些細節,公司方一定是能有所感受,在那麼多競爭者之中,讓對方知道你做事有條理有邏輯又注重細節,何樂而不為呢?

❓如果很想申請實習的公司,這次沒有開出相關職缺怎麼辦?

 

說到積極詢問與積極展現自己,也曾看過其他人的文章分享是雖然有些公司可能現階段沒有開出符合自己能力的相關職缺,但後來透過自我推薦,主動寄信訊問公司方,爾後獲得實習機會的例子。

但許多人可能只看到有這種情況發生,也想要透過這樣積極詢問的方式獲得另一次機會,卻沒有想到這種情況其實是發生在少數的神人身上,或是背後到底透過怎樣的作法才能獲得多一次的機會。

有時候有些同學也想依照著這樣的模式來增加機會,會直接寄信詢問一句:「請問這次還有開出 xx 實習職缺嗎?」或是說「雖然這次沒有開出 xx 職缺,但我自認為我曾做過 x 跟 x 所以可能可以符合某類職缺,請給我一次機會。」

在新創團隊時間有限的情況之下,陸續有非常多人也詢問類似的問題(而且還都只有一兩句話),也沒有提供自己更詳細的資料的情況底下,無法進行評估考慮,通常其實不太會有下文。

因此,以個人淺見與一些朋友與看過的經驗分享來說,要讓公司方進一步考慮你的詢問甚至是回信,其實是要給對方「一個願意看你的信、考慮你的理由。」

在你非常想要把握機會時,寄出相關詢問信,其實除了只詢問是否有實習機會之外,你還可以:

  • 直接告知你是誰,你曾做過什麼事情,創造出怎樣的的效益與能力,與這個職位之間的連結是什麼,因此讓你認為你可以勝任這個未開出的職缺。(換句話說,你要證明自己真的是有足夠的能力,讓人家願意考量為你開出這個沒有的職缺。)

  • 不管是履歷、推薦信或是作品集,一定要附上相關能力證明才能讓面試官或是對方公司 HR 知道你不是空口說白話。

  • 證明自己有所準備:有些人會主動拿過往的申請題目,仔細準備一份簡報或是資料,將自己當成當屆申請者去準備這些題目交出。除此之外,甚至是去查產業資料、研究公司過往曾做過的事情與走向,試想他們可能會朝哪方向前進、或是缺少哪部分的企劃,而自己的能力可能符合某項要求,提出相關可行的全新企劃。(我自己的神人朋友就是靠著這樣獲得額外的實習機會)

當你準備的越充足時,其實更能讓公司方看到你的能力與決心,讓他們對你加以期待。以往的確有些申請者在自我推薦方面做的很好,也讓人進一步想看提供的資料,甚至多加給予機會面試等等。

但必須得很老實的說,這種方式不是最終獲得實習或是面試機會的保證。畢竟有時候沒開出職缺,除了公司方各種考量之外,很可能真的是當下沒有相關職缺的需求。不過這的確是給自己多一次嘗試的機會,只要有試且準備的充足一定比從未試過機會還大。

 


 

申請實習的過程的確漫長又艱辛,對於經驗不多的申請者來說,一開始也很難想到不僅只是準備履歷需要好好對待,而是申請實習的每個環節都很重要。

雖然是否能順利通過第一階段進入面試其實並不只有單一因素的影響,但既然外在因素無法控制,最少一定要能掌握你可以做好的每一個步驟。別把手中的好牌都打掉,千萬不要犯下你本可以避免的錯誤,或是在可以做的更好的地方犯蠢,讓你在第一關申請時就被大大扣分。

或許一開始還不熟練,但如果你真的能好好的看待自己申請實習的每個過程,並在每一個階段都展現出你已經具有能力且充分準備,一定能大大提升自己進入面試階段的機會啊!

感謝將這篇冗長分享看完的你,也希望這篇文章能對要申請新創實習的人有一點幫助,如果有問題也歡迎留言與我討論~

(如果是想知道面試中該注意的地方,請參考《來自新創實習招募負責人的吶喊:面試時千萬不要說我是想來學習的!》)

文章授權(創用CC授權)
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