電話總機系統也被疫情加速,讓企業從傳統總機換到雲端總機的8個原因

電話總機系統也被疫情加速,讓企業從傳統總機換到雲端總機的8個原因

你有聽過「雲端總機」嗎?

有些人在聽到這是「用網路打電話」後,可能會馬上聯想到2個問題:

1. 網路電話品質會不會很糟?

由於過去有一些通話品質很不好的服務,讓某些人對網路電話有很糟的印象。但其實,由於無線網路科技越來越發達,網路電話的品質不可同日而語,在雲端產業接受度較高的歐美國家,雲端總機早已是各行各業都在使用的服務了。

了解網路電話:為什麼網路電話 (VoIP) 已超越傳統電話,成為語音通訊新主流?

2. 那跟Line或Skype有什麼不同? 

其實,不同類型的網路電話適用於不同的使用情境,服務的對象也不一樣,只要釐清公司使用網路電話的目的,是 SOHO族、內部溝通用、或企業用戶,來決定要用Line、Skype這類社群通訊軟體,還是雲端總機。

詳細解析不同之處:公司該用網路電話(VoIP)嗎?為什麼不推薦企業用戶選擇 Line 或 Skype?

那麼,雲端總機到底有那些優點,可以比傳統總機更能滿足企業的需求呢?

讓企業從傳統總機 換到 雲端總機的8個誘因

雲端總機,又稱作雲端交換機或 Cloud PBX,除了擁有所有傳統總機的電話功能,包含撥接電話、內線互撥免費、公司問候語(例如:XX 公司您好,請直撥分機號碼或按9由專人為您服務)、來電代接、來電轉接、三方通話等,更增加了行動分機、多據點管理、節費、數位傳真等服務。雲端總機透過這些新型服務,能夠解決許多傳統總機無法處理的問題。

以下8個傳統總機的問題,你也經歷過嗎?

1. 系統建置的成本高

傳統總機的導入成本較高,一開始就要採購硬體設備、拉電話線、支付安裝費用,且價格都是數十萬起跳,並需要等電信供應商派專人到公司完成安裝。

2. 辦公室搬家怎麼轉移

總機系統轉移有夠麼麻煩,除了請專人來搬遷總機設備、重拉電話線都要另外付費,而且也不利於安排新辦公室的隔間,在搬家過程中,還會面臨可能漏接重要電話的窘境。

3. 公司擴編或新增據點

如果遇到公司擴編新增員工、或是要建立分公司、新據點等狀況,由於系統複雜且有限制,多半要請廠商派專人來機房作業,安裝擴充卡或授權擴充,同樣的,要新增一筆開銷。

4. 行動力和機動性

員工基本上被綑綁在桌上型電話,業務外出只能使用自己私人電話或要另外攜帶公務機,公務和私人的聯絡資訊無法分開,每個月還要多花時間報帳通話費,麻煩且容易有爭議。

延伸閱讀:分機轉手機,行動辦公達人不能少了「行動分機」

5. 無法自行管理分機

傳統總機供應商較少提供後台給使用者自由登入,要調整設定都需要透過供應商,使用者無法自行管理,即使有提供後台的也會另外收取高額費用,介面也相對複雜不易使用。

6. 安全稳定性

乍看之下,私有雲系統比較沒有資安問題,但真的有比較安全嗎?傳統總機的硬體設備是架設在機房或辦公室,一旦遇到火災、停電或設備損毀等狀況就會全面癱瘓,搶修時間也較長。而且實際上,傳統總機的網路終端設備 (on-premise equipment),常常被駭客和勒索病毒所攻擊。

7. 系統維修的長期成本

一般傳統總機設備大約5到10年就準備要淘汰了,這期間遇到任何損壞或故障,都需要請供應商派專人來維修。而10年之後,當設備已老舊,部分特殊零件可能已經找不到廠商來替換或維修了。

關於總機故障時的常見問題,可以參考這篇:電話總機系統老舊故障,該維修還是該汰換?

8. 更新較慢容易被取代

傳統總機的廠商在幾年前,曾經試著向客戶推廣統一通訊 (Unified Communication),試圖將 PBX 總機系統結合文字通訊、和視訊會議等功能,並仍舊維持封閉的系統。但使用者卻不買單,而是大量的接納了像是 Zoom、Slack、GoToMeeting 或 MS Teams 等不需要買斷、可適用在不同裝置的雲端通訊產品。於是,傳統總機的廠商們紛紛開始轉型,不再投入資源去發展原來的系統,而是改做雲端相關的產品。在這種情況下,也不會再有公司去更新或優化你手邊傳統總機的設備了,也就是說,不要說新功能了,連維修或更新都會漸漸找不到供應商。

針對以上這些問題,雲端總機如何逐一破解?

閱讀完整文章:8個重點,告訴你雲端總機跟傳統總機有什麼不同

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