不要當老闆,當教練:激勵員工的五個步驟

不要當老闆,當教練:激勵員工的五個步驟

做管理就要會帶人,好的老闆其實就像是員工在職場上的教練一樣,激發員工的潛能,使他們做出極致表現。身為主管的你,知道要如何善用教練式領導來激發員工的潛能嗎?

HoliBear – 企業管理

想想看你遇過最好的主管。

這些主管中有哪些特質是你欣賞的?你為什麼喜歡與他們共事?他們做過什麼事情對你以及你的職涯有正面的影響?

每個人對於好的主管可能會有不同的評價標準,但是有一些特質是大家都認同的。我相信你心裡想的好主管一定幫助過你,讓你在施展長處,補足缺點。他們在你成功之時為你慶賀,而在你失敗之時領導你走出傷痛。他們聆聽你、開發你、激勵你、信任你。

用另一句話講,他們是你職場上的教練。

 

成為教練的核心重點

教練主管|核心重點

教練主管|核心重點

作家及網球教練Tim Gallwey曾經說過:

「教練是釋放人們的潛能,使他們做出極致表現。教練是幫助人們學習,而非教導他們。」

身為教練的責任是鼓勵、支持並且激勵他們,將他們最好的那一面展現出來。而要這麼做唯一的方式就是提供頻繁的、即時的反饋

 

激發員工的潛能

根據美國人力資源機構(Human Capital Institute; HCI)的研究,擁有強大的指導員工公司文化的入職率提高67%,生產力提高70%,團隊運轉率提高81%。這裏有五個實用的小技巧讓你開啟你的教練模式:

1. 開一對一會議

教練主管技巧|一對一會議

教練主管技巧|一對一會議 

開一對一會議的目的是要幫助員工了解現在的狀態,並達到最佳的表現。但是會議怎麼開才能最有效率呢?

首先你必須每個禮拜、或是每兩個禮拜跟每一個員工開一次會,會議的長度根據要討論的主題有所不同。可以是一個小時,可以是半小時,或是更短。而這個會議的目的是希望員工以及主管雙方的可以完全的投入在討論中。你可以將會議移到不會被干擾、比較沒有緊急事項要處理的時段。

記得,你應該避免常常取消你的一對一會議,這會給員工一個你不重視他們的訊息。如果你真的非常忙碌,你可以趁你在機場或是買午餐的15分鐘空閒時間打給員工跟他聊聊,這會比沒有事先通知的強況下讓會議延遲個一兩個禮拜好得多。

雖然比起年終的考核會議來說,這些會議是比較不正式的,但是你還是應該為每一場會議都寫出一個大概的主題以及流程表,包括每個禮拜的成就、目標、進度,以及下個禮拜的工作事項等等。

 

2. 問正確的問題

教練主管技巧|問正確的問題

教練主管技巧|問正確的問題

 

一個好的教練式領導者應該花更多時間聆聽,而非一昧指導。在指導的對話中,大部分的時間應該要留給員工說話。但是你必須要適時的引導對話:問正確的問題,讓討論更深入。

有效問題的範例:

  • 自上一次會議,你在哪一些方面做的不錯呢?

  • 如果可以的話,有哪些事情你會有不同的作法呢?

你可以藉由問這些問題,來引導你的員工擁有更強大的自我意識以及自我管理。

教練式領導的真諦是要讓員工在開放式的問題下自己找到問題的答案,但是這必須建立在足夠的信任感上。在員工對你敞開心胸後,才可以給予相應的指導。

 

3. 建立雙向反饋

教練主管技巧|建立雙向反饋

教練主管技巧|建立雙向反饋

你上一次以主管的身份詢問員工對你的反饋是什麼時候?如果你想不起來,或是已經有一段時間的話,那麼你現在就應該建立起雙向的反饋系統。你必須常常詢問員工你可以如何更有效的幫助他們,你應該繼續做哪些事情、避免做哪些事情、開始做哪些事情…並且保證他們不會因為負面的反饋而得到處罰。

 

你應該更積極的詢問員工的反饋,開啟一扇門真誠溝通的門給員工。而在這個雙向溝通的過程中,你會發現你離好主管又更近一步了,你學會了如何正面的接收並回應建設性的反饋。

 

4. 讓指導變成一種習慣

 

教練主管技巧|讓指導變成一種習慣

教練主管技巧|讓指導變成一種習慣

大企業的經理人往往會犯的一個錯誤,就是都把員工表現的回饋留到年終考核的時候討論,但是這個一年一次的考核目的更在於評估員工的表現,而非培養員工的能力。如果經理人在年終的時候才娓娓道來員工一年之中所做的好壞,必然會產生一個不完整的績效評估,再加上這種延誤的評論通常對於員工的進步沒有太大的幫助。所以達到高績效的秘密就是要提供頻繁的、即時的回饋。剛剛提到的一對一會議是討論績效的好時機,但是你不該單單在這些會議上做討論,反饋最佳的時間點是在完成一個行為後的最短時間內。當員工表現好的時候,就隨時肯定他、鼓勵他、激勵他,這就馬上強化了正面的行為。而當員工表現不如意的時候,馬上告訴他問題所在,共同尋找解決問題的方式,帶領員工走出低潮,這也就馬上糾正了比較不正面的行為。

 

5. 提供清晰的、直接的、可執行的回饋

 

教練主管技巧|提供回饋

教練主管技巧|提供回饋

你有沒有聽過「三明治回應法」?首先在對方的陳述中找到好的地方,並給予積極的回應,第二層是提出自己建設性的意見,而最後一層則是表達鼓勵、信任以及支持。但是,這種作法在職場上卻一再的被證實不管用。
在有效指導中,信任是一個很重要的一塊。與其迂迴的給予回饋,最佳的方式是給予清晰的、直接的、可執行的回饋,讓員工清楚的了解並且著重於需要加強的地方。當你使用三明治回應法給予過多的資訊時,反而會模糊焦點,誤導員工,甚至忘記你剛剛給予的全部正面反饋。
所以如果你還在用三明治回應法,把它丟掉吧!提供真實的反饋幫助來員工成長是比三明治法更「美味」的做法
Gallup的研究發現經理人在員工敬業度的影響力中佔70%。一個好的指導制度是讓員工增加員工敬業度的重要養分,而越高的敬業度也代表著更高的工作效能與表現。你是老闆,還是教練呢?趕快來試試以上做法吧!
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