不再被ADOBE ACROBAT綁架,你還有更多選擇

不再被ADOBE ACROBAT綁架,你還有更多選擇

Adobe在1993年開發了PDF檔案格式,時至今日,Adobe仍然是PDF軟體中的霸主。然而,自從2008年國際標準化組織(International Organization for Standardization)將PDF發表為公開標準格式,各軟體商百家爭鳴開發各式PDF相關的軟體。Adobe貴為PDF的創造者,為何其他軟體商還能在市場上生存?這可不是巧合。企業與個人用戶尋找 Adobe Acrobat的替代方案自有其道理。本文將揭露其中的理由。

企業主的考量點

  • 價位與整合成本

想要找Adobe的替代方案,價位當然是主要考量。Adobe專門處理PDF的軟體Acrobat DC在台灣每個員工每個月的授權價是台幣457元。若購買十個帳號,每個月軟體授權成本就要上看近五千元台幣。若是這個時候,你在網上找到了一些較便宜的替代方案,緊接著就要考量的是更替軟體的整合時間與人力成本是否合宜?員工們從Adobe換了另外一個軟體需要花多少時間熟悉介面與操作?

  • 資訊安全

早在2013年趨勢科技Trend Micro的資安研究副總Rik Ferguson就提出了「台灣資安環境低於全球平均值」。今年的CloudSec展會上Rik Ferguson也提醒了「企業需要具備的資安心態」。然而台積電今年還是不幸遭WannaCry病毒攻擊。同時在歐美也發生中國製裝置的間諜軟體疑雲。先不在該議題下定論,可以肯定的是:企業們更應該注重資訊安全,以免因小失大。金融業封鎖外網降低風險、台積電有嚴密的資安系統重重把關,但你們公司準備好了嗎?

  • 真實需求

價格的高低是一個議題,價格買到的價值又是另一回事。索價457新台幣的Adobe Acrobat可能很強大,不過你會用到它所有的價值嗎?一台四萬的iPhone XS Max拿在幼童手裡也無法發揮其硬體的全部價值,又何必花錢買來當禮物送給小孩子呢?正所謂殺雞焉用牛刀,如果你只要殺雞,又何必花買牛刀的錢?這個考量回歸到一個原點,究竟,對於PDF格式到底有什麼需求?

PDF格式的核心需求

為什麼採購估價單是PDF檔? 為什麼企業合作合約書也是?

PDF (Portable Document Format) 最初被開發的其中一個目的在於保護文件本身,在傳遞過程中維持內容完整不被修改。舉例來說,第三方公司傳來的估價單,任何人都無法直接修改。即使有編輯內容,也會保留編輯者名稱等資訊,可回溯檔案被修改的記錄。。這也是為什麼美國法庭規定正式的文件必須使用PDF存檔。企業用戶對於這樣不可輕易變動的文件檔案會有什麼樣的需求呢?請參閱以下介紹:

  • PDF檢視與註解

並不是任何軟體都能開啟PDF格式。一般辦公室最常見的PDF檢視器非Google Chrome莫屬,它單純、免費,難以挑剔。要挑的話就是:它太單純了只能檢視而不能註解。接收了一份PDF合約初稿需要調整內容時怎麼辦?在預設PDF文件本身不能修改的情況下,PDF軟體進階的劃線、評論等註解功能就相對重要了。

Windows版本的PDF Reader使用介面
透過Windows版本的PDF Reader, 一份PDF檔案可以標上需要注意的地方。
 
  • 表格填單

表單也是常見的PDF格式之一。想像過去辦公室有面試者報到或訪客來訪時,需要利用紙本填寫個人資料,後續還需人工輸入資料,不但耗時也浪費紙張。若我們直接能在iPad或Android平板電腦上上填寫資料完成後就可以直接上傳存檔了,不僅節省資源,資料安全也更有保障。

iPad版PDF Reader介面
透過iPad版PDF Reader, 可以直接在表單上填入資料。
  • 檔案格式轉換

已經定型的PDF檔案該怎麼再利用?使用者可透過進階PDF軟體將文件轉成圖片格式單純做展示、轉換成.pptx格式上台直接講演、或轉檔為.docx格式把一份合約變成範本,供未來編輯與應用。如果原本是從xlsx匯出的PDF檔案也能再轉換回原始格式,後續可再編輯,作為素材再次利用。

ACROBAT DC的替代方案

Adobe Acrobat十個帳號授權一個月要價近五千元台幣。如果你只需要付出一千四百元不到的價格就可以達成同樣的目的,在節省成本的角度下衡量,高下立判。

Document 365在凱鈿官網的頁面Document 365提供免費的14天試用

凱鈿行動科技推出的Document 365內包含PDF Reader軟體及所有PDF文件處理的所有核心需求(文件檢視與註解、表格填單、檔案格式轉換等)。另外Document 365也提供線上簽核功能以及免費Kdan Cloud 1TB的雲端空間等額外的服務。在Windows版本,PDF Reader使用的是微軟現代UIMicrosoft design language, MDL),讓初次使用者感到直覺、簡單;駕輕就熟毫不費工夫。而PDF Reader的強項在於它跨平台的特性,可突破時空限制串連電腦系統(PC & Mac)與行動裝置平台(iOS、 Andriod與Windows)的工作流程。比方洽談商業合作時,可以把合約放在iPad或Android平板電腦上直接簽名,回到辦公室再打開Windows版本的PDF Reader做一次確認、存檔。另外,透過Amazon VPC技術與Qnap的合作關係,凱鈿提供的雲端空間更提供了額外的資安防護。

如何用一千四百元購買到近五千元以上的軟體價值?現在就先從免費試用開始。

 
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