【萬寶華職場專欄】當團隊處於遠距工作狀態 如何有效地進行協作

【萬寶華職場專欄】當團隊處於遠距工作狀態 如何有效地進行協作

COVID-19 新冠病毒的爆發,以前所未有的規模觸發了遠距工作的運行。我們在接下來的幾個月中所學到的知識將有助於塑造工作的未來,並推動一系列業務職能和行業的創新。但是,儘管大部分焦點都集中在技術和基礎架構是否可以應對需求激增的問題上,但卻輕忽對生產力至關重要的通訊細微差別。

數位時代帶來了一場通訊革命,它等同於印刷機的發明。而它正在改變我們的說話方式和訊息共享方式,有時可能會導致一堆雜亂的信息在線上出現,這可能會導致誤解和混亂。

遠程通訊可能會扭曲我們正常的交談速度,當每週面對面的會議被大量轟炸式的電子郵件代替時,團隊需要重新考慮他們的流程。為了達到最高水平,遠程團隊必須找到新的和更有效的方式進行操作和協作。

在我們分解有效的遠程協作的6個重要技巧之前,首先要考慮一些事情。

經理需要了解執行遠程協作的三種門檻:實質的門檻(地點和時間)、運作的門檻(團隊規模、頻寬和技能水平)和心理的門檻(價值、信任和相互依賴)。經理們提高團隊績效的最佳方法是專注於減少心理門檻,嘗試將大多數遠程通訊切換為常規視訊通話,與電子郵件或語音通話相比,視訊通話是建立融洽關係和同理心更好的工具。另外,設計團隊管理例行規則,使人們有機會定期互動。

當遠程團隊進行良好溝通並充分利用自己的優勢時,他們實際上可以比同處於一室的團隊獲得更好的效率優勢。以下是一些最佳實例:

不要將簡短的溝通和清晰的溝通混為一談

為了提高效率,有時我們使用較少的單詞進行交流。但是,如此簡短的做法可能意味著團隊的其他成員會浪費時間來嘗試解讀您的訊息(然後可能最後會產生誤解)。不要以為別人都能理解你的暗示和備註,無論使用哪種媒介,都要花時間進行溝通,才能明確的傳達訊息。確實,您可以不明確的表達,但是卻會變得更難讓人理解。

建立溝通規範

遠程團隊需要建立新的規範以確定能清晰的溝通。如默克(Merck)等公司已經為其數位通訊創建了首字母縮寫詞,例如“四小時回覆(Four Hour Response = 4HR)”和“無需回覆(No Need to Respond = NNTR)”,為虛擬對話帶來了可預測性和確定性。各個團隊也可以建立自己的規範,例如是否使用 Teams、Slack、Google Docs或WhatsApp群組。

不要用訊息來轟炸您的團隊

重複使用電子郵件、線上即時通話、文字訊息和電話來跟進任務可能太過於轟炸團隊成員且沒有必要。應適度的使用不同的方式與對的時間來連繫團隊個別成員,要知道傳送成員相同訊息也是沒有效率的,另外,請適時地調整使用裝置的音量。

一致性是最高原則

儘管我們經常傾向於將人類的可預測性視為缺點,但在工作中,此項特質卻是很吃香的,特別是在虛擬協作的環境。每個人都是獨一無二的,但是我們一貫的行為舉止可以幫助他人預測我們的行為,進而幫助他們了解我們。通過建立清晰的個人處事規範並始終如一地堅持下去,可以使其他人更容易與您溝通。

從書面交流中找到隱藏的機會

透過螢幕的交流能為某些團隊成員創造新的機會,能為那些不傾向在小組中大聲疾呼的人留出空間。文字為基礎的交流方式比較不注重外在的人際互動技巧與外表,但卻是分配權力跟作出決策的有效方法。研究顯示,性格內向的人在線上互動時會比面對面互動時放的開。

創造慶祝活動

老派的慶祝活動對於遠程團隊仍然很重要。創建虛擬空間和儀式舉辦一些慶祝活動,可以加強團隊成員們的關係,並為將來的合作奠定基礎。尋找可以增加團隊親近的方法,例如有些公司會為個人創建個性化的表情符號來慶祝新員工任職滿六個月,您可以找到屬於自己獨特的方式建立團隊活動作為社交聯繫的方式。相較於「做」,「如何」做才是重點。

隨著數位互動越來越多,我們將繼續經歷新形式的誤傳和誤解,其解決之道並不會來自新技術,相反地,來自於實際參與這些新形式的溝通方式,以符合人們在數位時代所需的溝通新技巧。

文章來源: 萬寶華企業管理顧問股份有限公司

文章授權(創用CC授權)
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