【萬寶華職場專欄】如何有效率地進行線上會議

【萬寶華職場專欄】如何有效率地進行線上會議

在普遍的情形下,召開一場高效的會議已經是一項艱難的任務,如果所有與會者都在遠方、只仰賴通訊工具溝通,這樣的會議則更具挑戰。以下就來告訴您幾個方法讓線上會議能平穩進行。

設定議程

面對面溝通時可以輕易地透過肢體語言及臉部表情觀察到對方的反應,然而當您只能透過螢幕及鏡頭、或偶有畫面延遲時,溝通就會變得更加困難,這可能會因為不確定此時誰該發言導致會議變得沒有效率。設定議程可以釐清目前的狀況,了解是誰負責開始發言,然後誰可以接下去補充或說明,讓會議的討論能夠順利地、流暢地進行下去。

鼓勵發言

當人與人實際距離疏遠的時候,更要在人際關係上與他人保持聯繫並積極參與發言,要讓每個人在線上會議中講話可能是一個挑戰,因為此種模式的會議讓人更容易「神隱」起來。首先,可以在會議中安插一段時間進行社交交流,讓每個人分享個人故事和進展,特別是在沒有實體聚集時,每個人都需要一個可以話家常的空間。其次,也可以按照《哈佛商業評論》概述的五個步驟來管理參與度,其中包括確保參與者都了解問題、沒有超過五分鐘的零進展討論。

會議中有禮貌

在現實的會議中,與會者可能會攜帶講義、圖表或資料,而這些補充教材可以用共享連結或附件的方式放在線上會議的聊天室中,聊天室也可以在其他人講話時發送訊息和提問,但注意不要因此主導對話影響正在發言的人,而要禮貌地使用它,就像您在面對面的會議中不會隨便與人交談一樣,使用聊天功能補充敘述,而不是代替對話。

設定辦公時間並休息

並非每個線上互動都必須是正式視訊會議,許多在線會議工具(例如Microsoft TeamsSkype for Business)允許您設置狀態,在這裡您可以設定在線,讓其他人可以隨時向您提出問題、或是聊天,不要安排會導致疲勞的連續多場會議,要適時離開電腦休息一下,讓您的大腦有機會在會議之間休息。

最後,在適應線上會議這種模式時,請記住對同事和您自己保持耐心,對於許多人來說這種模式也都是要慢慢適應的,所以當有人忘記將麥克風靜音,請禮貌地提醒他,因為在線的每個人都能聽到,而我們也有可能會犯同樣的失誤。


※文章來源: 萬寶華企業管理顧問股份有限公司

文章授權(創用CC授權)
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