《我要準時下班!》企業篇。建立不加班文化前的企業健診

《我要準時下班!》企業篇。建立不加班文化前的企業健診

「你看『目標零加班』都說了是目標。」

人是資產不是成本。本篇將以企業為中心,討論提倡不加班時該進行的準備:為什麼要實施、目前的工作文化、碰撞期預防。

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當紅日劇《我要準時下班! わたし、定時で帰ります。》講述因為剛出社會過勞而後實行不加班主義的女主角東山結衣(吉高由里子飾),在工作中和生活中遇見不同人事物,每集探討不同價值觀、社會壓力下造成的衝突與矛盾,是適合用輕鬆的心態療癒的連續劇。
(還可以看到可愛的吉高由里子!)

故事反應的現實讓不少人產生共鳴,各路媒體的報導也讓「比起升職,還是朝九晚六吃小籠包比較幸福」話題延燒。

準時下班前,全副武裝

雖然社會上的確有推行不加班文化的企業,但在一般公司要像女主角一樣「做自己」,大部分的人可能還是語帶保留,今天想透過劇裡金句一起探討「企業端與個人層面在準時下班前該做足的準備」。

本篇將以企業為中心,討論提倡不加班時該進行的準備,確保量身打造符合企業自己的不加班制度。

另篇會以個人為主,分享我覺得在決定拒絕加班文化時,身為小小上班族的我們應該怎麼更認識、保護自己,認識自己所謂的「工作生活平衡」。


3×3。3 大主題各 3 小問題共 9 要點。那麼就讓我們開始吧!

1. 為什麼要提倡不加班?

「日本人對遲到這麼嚴格,為什麼對下班時間卻那麼隨便呢 ?」結衣對愁的這則推特按了喜歡。

在討論這個問題前,想先針對不一樣的企業先提出一個問題,先不用急著回答,把問題留在心裡,看過文章後,在慢慢咀嚼。

To.尚未實施的企業,過去沒有明確不加班文化前也照樣運營,為什麼現在想要特別提倡呢?
To.已經實施的企業,明定不加班文化是否真的落實,還是只是徒增基層義務加班的比率?
To.對於新創而言,初期建立公司制度將深刻影響後續發展,納入不加班文化對我有什麼好處壞處?

讓我們再回來討論,是什麼使企業希望提倡不加班呢?

1A. 成本控制

在「守規矩」的公司或是人事成本佔比高的產業最有可能發生,因為加班現象會實際反映在成本上,對於財務管控最直接的方式就是減少加班,讓同仁準時打卡,當然也有一些公司為了避免無意義的加班,要求員工針對加班狀況提出申請,核准才可以實施。(我稱之為預約加班制 XD)

過去就有遇過,因為財報上的人事成本過高,上級特別指示同仁必須減少加班狀況,尤其是加班費高的管理階層。

1B. 員工福利

特意用員工福利這個詞,並不是代表將準時下班列為員工福利(當然你要列上去我也沒有意見啦!),而是指決策者在提出概念後欲規劃成制度走向。福利與獎金的不同處在於,福利是適用於每一個人,而福利又可以被視為間接報酬,因此,若將不加班視為員工福利,相對而言,勞方準時下班就更站得住腳。

從管理層的角度看,福利可以:協助吸引員工;協助保持員工;提高企業在員工和其他企業心目中的形象;提高員工對職務的滿意度。
福利適用:所有的員工,而獎金則只適用於高績效員工。
— MBA 智庫百科

1C. 企業文化

思考人才不只人力,因(有權的人)個人價值觀讓公司下定決心,想讓人人都有在時間內完成工作的意識,讓主管尊重同仁更早離開的選擇等,藉此落實個人信念或企業理念。(小職員表示,這就是最完美的不加班文化吧)

但事實總不會那麼順利,文化不是一天造成的,想把不加班融入企業文化的一部分並沒有想像容易。

為什麼要釐清?

釐清原因是為了確保行動能達成目的,所謂「以終為始」,知道現實與理想的差異就會找到原因了。別誤會,原因沒有好與壞之分,只有符合目前需求,但必定存在風險與差異。

上述這三點,可以是「原因」或「手段」或「目的」,端看你怎麼定義,在這邊我個人會傾向於將他們視為一連串因為理想與現實落差而產生的問題,不論是定義問題或是理想目標,請一定記得去探討根本的原因,不斷問自己為什麼,才不會落入治標不治本的圈套中。

我以最簡單 a 必得 A 結果的解設,來定義推行效果,象限化兩個要素:實際或表面、見效期長。當然,這不代表每間公司每個人都會因為該目的而形成該效果,確切實施方式和價值觀都會致使差異


2. 你足夠了解你的員工嗎?

「請不要考慮所有事時都以自己為標準,也應該站在別人的立場思考。」新來的菜鳥被前輩痛斥一番過時的言論後說到。

「你足夠了解現在的工作文化嗎?」

2A. 工作方法

你能正確描述員工的一天嗎?幾點處理郵務?幾點工作起來最有效率?幾點開會?或是用什麼方式通訊溝通?每次會議怎麼進行進行多久?

說不定員工加班的原因根本不是事情太多,而是太晚開會、在最有效率的時候做最不重要的事、花太多不必要的時間在沒效率的溝通上…如果只是一昧以企業的需求角度要求不加班,是不能根本解決問題的。

2B. 工作態度

你的管理者們怎麼跟員工溝通?你的員工對自己有期待嗎? 怎麼看待這份工作?有小團體嗎?

這點的確是很難看出來,尤其是職場上人人要武裝自己,千萬別透露一點不滿,避免自己遭殃;建議可以透過日常的觀察來了解團隊的權力距離,藉此了解員工工作時的想法。

什麼是權力距離(Power Distance)
由社會學博士 Geert Hofstede 所提出的文化差異五維度的其中之一,指的是人與人在不同社會地位下,存在的現象。
權力距離大則擁有權力的人能夠控制決定一切,權力距離小則當權者被視為應與其他人接受相同對待。

2C. 你足夠了解「加班」這件事嗎?

對員工來說加班對他們而言是什麼存在?是做不完還是太多事(有無能者過勞狀態)?加班把事情完成的責任感有多少(主管還沒走所以不能離開)?權力距離是否影響了員工準時下班?

正確評估事務的輕重緩急在不加班文化中也相當重要,尤其主管擁有「明日事明日畢」的觀念,在權力距離大的環境中能讓員工減低不少壓力。


到了這裡,我想你有更全面的視野去擬定如何建立不加班文化了。組織好你的團隊,開始吧!

在形成推動策略後,還有在實施前的最後檢視要做。

3. 這些挺得過碰撞期嗎?

「如果大家都做同一件事情,公司就沒辦法運轉了。我們要做我們該做的工作,然後在有人尋求幫助的時候拉他們一把。」 結衣在後輩看見另一組正打算加班時說到。

cr. twitter@watashi_teiji

呈如上文所說的,每一種不同的原因會引出不一樣的不加班文化推動方式,個個存在不同風險,變革過程中必定有碰撞摩擦,確保計畫能彈性因應這段時間的衝突不可輕視。

3A. 公司制度

公司的制度能夠保障雙方權益嗎?不瞎忙準時下班的同仁他們的考績是否部會受人為影響?能確實管理效率低的同仁嗎?「有意義加班」的定義是否有明確的敘述?

3B. 組織信任

組織裡最直接接觸、影響同仁的中小主管的價值觀是否站在同一陣線?同仁對於文化建立有信心有意願支持嗎?畢竟到頭來你希望的是讓員工覺得受尊重,而不是讓各階層發出各種不知民間疾苦的怨言。

領導階層的行為,經常引起整個組織模仿,而就像粗野無禮的態度會擴散,尊重也是如此。
—哈佛商業評論《Do Your Employees Feel Respected?》

3C. 業務工作

以實際層面來看,公司的業務會因為誰不加班而受影響呢?尤其對外業務上,有些產業性質本身就有不加班的難處,這些有彈性的方法可以應對嗎?還是其實都是上面要效果下面給數字,用羊充當小學生(真有其事),實際上大家事情做不完打卡後繼續無料加班?

很有可能在推行不加班文化後才發現原來一些重要的業務根本沒有時間在正常上班時間完成,業務分配不平均。


結語:不加班是所有人的課題

準時下班到頭來,不僅僅是一個人的願望,更是所有人的課題。

不論是身邊朋友的分享或是自己的經驗,都可以看出上班規則百百種,有的只看成果不看時間,有的只要做滿八小時不論幾點開始,有的制定區間,有的慢一分鐘都不行…各式各樣的制度存在。

不加班不代表時間到了就走人,而是拒絕沒有效率沒有意義的瞎忙,就像女主角東山結衣在劇裡說的:

每天的工作我都有確實做完,有緊急案件我也會應對,需要的時候,我也是會加班的。

員工應該都希望自己像女主角一樣完成工作準時下班,老闆應該也希望有女主角這樣有效率的職員吧!?那麼不如彼此都給對方一個機會成長,用同理心理解對方的想法與困境。

人是資產不是成本

這篇文章就像健診一樣,只是帶你釐清現狀,知道有哪先項目應該檢查,每間公司不同的細部課題還是必續親自去深入探究,至於確診後,治療方式百百種,條條大路通羅馬,研擬出最適合自己的推動案,才能獲得雙贏。


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將以職員觀點討論該怎麼面對想準時下班這件事,在準時下班前更要認識自己的工作、態度、價值觀。

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關於作者

綽號鮪魚,本名鄭惠宇|社.會.人。

正確來說是個不到一年的職場菜鳥,堅持相信自己的智商沒有在大學畢業後垂直下墜,嘗試在各種不一樣的體驗中,找到自己的領域;文章總是寫一寫邁向感性路線。2019 的目標是如同寫文章活絡腦袋般活絡 Medium。https://medium.com/@HuiYu

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